Er du en af dem, der altid tror, at opgaver tager kortere tid, end de egentlig har taget, når du er færdig? Og har du og dine kollegaer en tendens til ikke at kunne holde deadlines?

Hvis ja, så bør I overveje at kigge nærmere på at styre jeres projekter med ETC.

ETC står for ”Estimated Time to Complete” og er en term inden for projektstyring, der bruges til at angive den tid, det forventes at færdiggøre et projekts opgaver.

Når der skal laves et realistisk estimat af et projekt, anvendes ETC, for at få det samlede overblik over de forskellige medarbejderes tidsbudgetter på de enkelte opgaver.

Fx har du estimeret en research opgave til at være 10 timer. Midt i projektet bliver du spurgt, hvor lang tid forventer du stadig at skulle bruge. Nu har situationen måske ændret sig, så du har allerede brugt 5 timer, men du kan se, at der er behov for 7 timer mere. Altså er budgettet nu 12 timer.

Det er vigtig viden ift. at kommunikere med kunden og justere jeres planer og budgetter. Hvis alle opgaver går over det estimerede tidsforbrug, så vil det på sigt koste jer penge.

Kommunikationsvejene

Helt lavpraktisk er ETC betegnelsen for det, der sker, når projektlederen spørger sine medarbejdere, hvor langt de er med deres opgaver, og hvornår de regner med at have udført dem - baseret på antal timer.

Den kommunikation kan foregå på flere måder.

Den kan både foregå ved møder, eller når projektlederen går en ugentlig runde og spørger projektdeltagerne, eller den kan fx foregå via mail og telefon.

Den sidste og mest tidsbesparende mulighed er at gøre ETC digitalt, via et projektstyringssystem.

Spar tid med et projektstyringssystem

Et projektstyringssystem giver hele tiden projektlederen et retvisende overblik over, hvor langt medarbejderne er kommet med en given opgave og hvor lang tid de regner med at skulle bruge til at færdiggøre den.

Fordelene ved ETC

Med det rette system er der mange fordele at hente:

• En ETC funktion gør det muligt at fastsætte en realistisk deadline, som rent faktisk holder.

• De erfarne brugere af ETC, opnår en bedre dækningsgrad på projekterne end dem som ikke gør brug af ETC.

• Næste gang I skal lave et lignende projekt, kan I tage udgangspunkt i, hvordan jeres sidste projekt endte.

• I får et vigtigt kommunikationsværktøj, da systemet bliver center for udveksling af informationer om projektets fremdrift. En bred vidensdeling gør, at alle arbejder mod samme mål

Overvej om ikke ETC kunne være det rigtige værktøj for jer, hvis I har ambitioner om at få de store projekter og vil være sikre på, at jeres estimater er realistiske. Dermed sikrer I et godt forløb - både for jer selv og for kunden, hvilket giver penge på bundlinjen.