I disse uger skriver jeg en serie her på bloggen omkring de otte mest anvendte kontraktafregningstyper i konsulentbranchen. Første indlæg handlede om afregningstyperne Medgået tid - Løbende afregning og Klippekort, og andet indlæg handlede om Acontofakturering med slutafstemning og Acontofakturering med periodevis afstemning.

Nu er det blevet tid til at tage fat på kontrakttyperne på fast pris.

I den klassiske Fastpriskontrakt aftales en fast pris med kunden, som afregnes, enten når den aftalte leverance er leveret eller på bestemte tidspunkter i løbet af projektet, som aftalt med kunden.

Den første afregningstype det skal handle om denne gang er Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt, nemlig en Fastpris standardaftale.

Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt
Denne kontrakttype anvendes til klassiske fastprisleverancer, hvor kunden betaler et fast beløb for leverancen eventuelt efter en betalingsplan med flere betalinger.

Hvad er så fordele og ulemper ved fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt?

I fastprisprojekter er det leverandøren, som bærer risikoen for budgetoverskridelser, men omvendt er det også leverandøren, som har mulighed for at opnå høje timepriser og højt dækningsbidrag gennem effektiv projektstyring.

Det kan være fristende at sælge meget på fastpris, da det stiller færre administrative krav til faktureringsprocessen og den interne styring af opgaver. Men det kan være en uheldig genvej, da det omvendt giver øgede udfordringer med at styre regnskabet, igangværende arbejder og bundlinjen generelt. Udfordringerne er størst ved længerevarende fastprisprojekter, hvor indtægtsføringen ifølge almindelige revisionsprincipper skal følge arbejdets udførelse. Dermed er der behov for løbende at foretage en såkaldt stadevurdering af fremdriften og bruge dette til beregningen af omsætning.

Mange virksomheder vælger at fakturere kunden løbende efterhånden, som hovedleverancerne er leveret. Det kan være 40% på forskud, 50% efter første hovedleverance og 10% af kontraktsummen ved aflevering.

Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per opgave/fase
Nogle virksomheder stiller særligt store krav til præcisionen af indtægtsføring og fakturering, så det ikke er nok at betragte det enkelte projekt som en økonomisk samlet enhed. Det kan skyldes et ønske om, at hver eneste delopgave i en leverance har sin egen betaling tilknyttet, som frigives til fakturering, når delopgaven afsluttes. Det kan også være knyttet til mere interne forhold, omsætningsbudgetter (og bonusordninger) per afdeling, team eller medarbejdere. I disse tilfælde kan det være smart at kunne opdele et projekt i et antal galvanisk adskilte indtægtsrammer, som ikke kan overskrides.

Dette bliver særligt interessant, hvis betalingen for delområderne i en kontrakt bestemmes af leverancen. Et eksempel er en virksomhed, der hver måned laver lønbogholderi, som afregnes efter antallet af lønsedler, der behandles, og samtidig hver måned leverer almindelig rådgivning til en fast månedlig pris. Her vil man gerne kunne samle det hele i ét projekt og én kontrakt og samtidig styre, at den fakturerede værdi for behandling af lønsedler kun tilflyder det arbejde udført på delopgaven lønsedler.

Ved at styre indtægtsføringen per delopgave (lønsedler og rådgivning) kan virksomheden hele tiden se, hvor meget dækningsbidraget er på de forskellige opgaver inden for samme fastprisaftale. Er det administrationen af lønsedlerne eller rådgivningen, som man tjener flest penge på?

Dette er en lidt mere avanceret styring af fastprisaftaler ift. den ”normale” standardaftale, som beskrevet tidligere. Så overvej hvor nødvendigt det er for jer at kunne adskille de forskellige delopgavers værdi.

Hvis du vil læse mere om kontraktstyring i konsulentvirksomheder, kan du finde flere oplysninger i dette whitepaper om emnet.