Er tid jeres vigtigste hyldevare? Og får I registreret alle timer – til tiden? For små og mindre konsulentvirksomheder er der meget værdi at hente i Excel – men også mange ting at være opmærksomme på.

Danske virksomheder anvender Excel til efterhånden mange ting. Excel er gratis, nemt at bruge (i hvert fald i starten) og giver hurtigt overblik. Man kan bruge det til tidsopsamling, ressourcestyring og endda projektstyring på mindre projekter. Men kommer man ud i større projekter med forskellige timepriser, bonusordninger eller rapportering på projektets reelle fremdrift, kan der opstå nogle gevaldige data-hovedpiner. Så hvorfor er Excel egentlig en god ide til tidsregistrering eller projektstyring?

10 grunde til at bruge Excel som iværksætter med tiden som hyldevare:

• Gratis. Som iværksætter er større systemer dyre at investere i. Excel er derimod gratis.
• Tilpasning. Med diverse formler og makroer kan Excel stort set det hele – og der er rige muligheder for at tilpasse det til ens behov. I hvert fald for en tid.
• Lokale data. Alle har adgang til regnearkene fra fællesdrevet
• Kopierbart. ”Gem som” har mange fordele – også når data skal kopieres eller sikres.
• Standardisering. Hvis alle medarbejdere har samme timepris, er det utrolig nemt at drive projekter i Excel.
• Fælles forståelse. Næsten alle kan bruge Excel i dag og minimerer behovet for oplæring.
• Analyseværktøj. Excel viser sammenhænge, der før var usynlige med stærke analyseværktøjer.
• Rapportering. Rapportering er relativt nemt med Excels mange rapportværktøjer.
• Simplicitet. Brugbart til mindre projekter og tidsregistrering.
• Makroværktøjer. Der findes masser af makroer til Excel, som øger fleksibiliteten.

De samme styrker kan til gengæld også være det, der fælder Excel i sidste ende. Når virksomheden fortsætter med at vækste, bliver mulighederne for fejl større efterhånden som data bliver komplekse:

10 ting Excel IKKE er god til:

• Fleksibilitet. Ændringer af timepriser osv. er bøvlet på flere ark samtidig.
• Upræcis. Når tid registreres fra hukommelsen og ikke samtidig med arbejdet, kan I miste timer og dermed omsætning.
• Ikke standardiseret. Folk er forskellige – det samme er deres Excel-skabeloner.
• Fejlretning. Hvordan opdager I fejl i formlerne?
• Projektfjendtlig. Excel er til tal og regnskab – ikke fastprisprojekter og timepriser.
• Komplekst. Hvem har ansvaret, hvis den Excel-ansvarlige forlader virksomheden?
• Tungt. Hvis I samler data fra flere faner/ark, bliver filerne større og større = tunge at arbejde med.
• Datasikkerhed. Hvem sikrer, at arket ikke slettes ved en fejl?
• Rettighedsstyring. Hvem kan ændre i data og hvordan vil I håndhæve det?
• Logfunktion. Hvordan ser I tidligere indtastninger så fejl kan spottes?

Det er aldrig nemt at gå fra Excel over til professionelle systemer til tids- og projekthåndtering. Og hvad der er rigtigt for den ene er forkert for den anden og vica verca.

Men i længden kan det være en god forretning, og der findes et hav af systemer – fra de helt simple til kun tidsregistrering – til avancerede multidimensionale ERP-systemer.

Virksomhederne Gluu A/S og Eigo er begge iværksættere med gode erfaringer i, hvad der virker og ikke virker for en lille virksomhed med 1-2 ansatte, og hvorfor de selv investerede i et forretningssystem.