Spring over køen til vores gratis kurser. Tilmeld vores nyhedsbrev nu:
Gratis viden, kurser og webinarer inden for online markedsføring og drift af små virksomheder

Bloggen

10 grunde til at bruge Excel – og 10 grunde til ikke at gøre det

 

Er tid jeres vigtigste hyldevare? Og får I registreret alle timer – til tiden? For små og mindre konsulentvirksomheder er der meget værdi at hente i Excel – men også mange ting at være opmærksomme på.

Danske virksomheder anvender Excel til efterhånden mange ting. Excel er gratis, nemt at bruge (i hvert fald i starten) og giver hurtigt overblik. Man kan bruge det til tidsopsamling, ressourcestyring og endda projektstyring på mindre projekter. Men kommer man ud i større projekter med forskellige timepriser, bonusordninger eller rapportering på projektets reelle fremdrift, kan der opstå nogle gevaldige data-hovedpiner. Så hvorfor er Excel egentlig en god ide til tidsregistrering eller projektstyring?

 

10 grunde til at bruge Excel som iværksætter med tiden som hyldevare:

  • Gratis. Som iværksætter er større systemer dyre at investere i. Excel er derimod gratis.
  • Tilpasning. Med diverse formler og makroer kan Excel stort set det hele – og der er rige muligheder for at tilpasse det til ens behov. I hvert fald for en tid.
  • Lokale data. Alle har adgang til regnearkene fra fællesdrevet
  • Kopierbart. ”Gem som” har mange fordele – også når data skal kopieres eller sikres.
  • Standardisering. Hvis alle medarbejdere har samme timepris, er det utrolig nemt at drive projekter i Excel.
  • Fælles forståelse. Næsten alle kan bruge Excel i dag og minimerer behovet for oplæring.
  • Analyseværktøj. Excel viser sammenhænge, der før var usynlige med stærke analyseværktøjer.
  • Rapportering. Rapportering er relativt nemt med Excels mange rapportværktøjer.
  • Simplicitet. Brugbart til mindre projekter og tidsregistrering.
  • Makroværktøjer. Der findes masser af makroer til Excel, som øger fleksibiliteten.

De samme styrker kan til gengæld også være det, der fælder Excel i sidste ende. Når virksomheden fortsætter med at vækste, bliver mulighederne for fejl større efterhånden som data bliver komplekse:

10 ting Excel IKKE er god til:

  • Fleksibilitet. Ændringer af timepriser osv. er bøvlet på flere ark samtidig.
  • Upræcis. Når tid registreres fra hukommelsen og ikke samtidig med arbejdet, kan I miste timer og dermed omsætning.
  • Ikke standardiseret. Folk er forskellige – det samme er deres Excel-skabeloner.
  • Fejlretning. Hvordan opdager I fejl i formlerne?
  • Projektfjendtlig. Excel er til tal og regnskab – ikke fastprisprojekter og timepriser.
  • Komplekst. Hvem har ansvaret, hvis den Excel-ansvarlige forlader virksomheden?
  • Tungt. Hvis I samler data fra flere faner/ark, bliver filerne større og større = tunge at arbejde med.
  • Datasikkerhed. Hvem sikrer, at arket ikke slettes ved en fejl?
  • Rettighedsstyring. Hvem kan ændre i data og hvordan vil I håndhæve det?
  • Logfunktion. Hvordan ser I tidligere indtastninger så fejl kan spottes?

 

Det er aldrig nemt at gå fra Excel over til professionelle systemer til tids- og projekthåndtering. Og hvad der er rigtigt for den ene er forkert for den anden og vica verca.

Men i længden kan det være en god forretning, og der findes et hav af systemer – fra de helt simple til kun tidsregistrering – til avancerede multidimensionale ERP-systemer.

Virksomhederne Gluu A/S og Eigo er begge iværksættere med gode erfaringer i, hvad der virker og ikke virker for en lille virksomhed med 1-2 ansatte, og hvorfor de selv investerede i et forretningssystem.

Del indlægget med venner og kollegaer

Blog ekspert

Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S

Melanie S. Nielsen er uddannet cand.ling.merc ved CBS og arbejder til daglig med online markedsføring i it-virksomheden TimeLog A/S, der i 2001 selv startede op som iværksættervirksomhed.

Melanie optimerer både på SEO og SEM og har erfaring inden for blogging, kundeservice og kommunikation.

Melanies opgave er bl.a. at gøre det tekniske it-sprog forståeligt for alle samt at udbrede tips og tricks omkring, hvordan man selv og virksomheden kan blive mere effektiv.

 

EKSPERTENS BLOGINDLÆG

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Det fjerde og afsluttende indlæg i vores lille serie om kontraktstyring. Melanie Smith Nielsen er klar med sine sidste guldkorn i denne omgang.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Melanie Smith Nielsen er tilbage med mere kontraktstyring til folket. Tredje ud af fire indlæg. Forbered dig på at blive klogere.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Melanie Smith Nielsen er tilbage med sit andet indlæg i serien om kontraktstyring. Lær at begå dig i kontrakt-junglen. 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Kontraktstyring er ligeså enormt vigtigt, som det er indviklet. I de næste uger vil Melanie Smith Nielsen forsøge at skabe et overblik.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Undskyld, har du to minutter? 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Forstyrrelser og ad hoc opgaver tager for meget af tiden på arbejdet, hvorfor det pludselig bliver forståeligt, at vi ikke når det, vi har sat os for.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Få succes med din projektestimering

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Salg

Mål dine kunders tilfredshed og udbytte. Du vinder på det. 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration, Økonomi

Timeregistrerer du din og din virksomheds performance? Dokumentér tiden og du styrker din forretning! 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Salg

Det er ikke altid, at kunderne kommer løbende i en lind strøm. Du har to muligheder. Enten kan du afvente, om det sker, eller også kan du selv tage initiativet.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: IT

Skal I ud at investere i et nyt it-system, er det en rigtig god ide at væbne sig med tålmodighed – for der er mange om buddet og hvad skal I vælge?

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration, Økonomi

Som iværksætter gælder det om at bruge tiden rigtigt, så timerne bliver lagt der, hvor der er størst afkast. Men det kan være svært at vurdere, hvor ens anstrengelser bærer den største frugt – og om tiderne kunne bruges bedre.

Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S

Melanie S. Nielsen er uddannet cand.ling.merc ved CBS og arbejder til daglig med online markedsføring i it-virksomheden TimeLog A/S, der i 2001 selv startede op som iværksættervirksomhed.

Melanie optimerer både på SEO og SEM og har erfaring inden for blogging, kundeservice og kommunikation.

Melanies opgave er bl.a. at gøre det tekniske it-sprog forståeligt for alle samt at udbrede tips og tricks omkring, hvordan man selv og virksomheden kan blive mere effektiv.

 


I ET STOLT SAMARBEJDE MED

Endnu ikke bruger på IVÆKST? Opret dig her