5 simple trin til at komme i gang med workflow automation i din SMV

Flere og flere danske virksomheder opdager, hvor meget tid og ressourcer de kan spare ved at automatisere deres arbejdsgange. Men mange SMV’er tøver – måske fordi det lyder teknisk eller uoverskueligt. Sandheden er, at workflow automation i dag er langt mere tilgængeligt, end det var for bare få år siden.

Her får du nogle enkle trin, der hjælper dig i gang – uden at du behøver være it-ekspert.

1. Identificér de gentagne opgaver

Start med at kigge på, hvad du eller dine medarbejdere laver igen og igen. Det kan være:

• Indtastning af leads fra formularer i CRM
• Fremsendelse af bekræftelses- eller velkomstmails
• Rapportering og dataudtræk til møder
• Opfølgning på ubetalte fakturaer

Lav en liste – og vælg én opgave, der både er vigtig og irriterende nok til, at det ville gøre en forskel at slippe for den.

2. Tegn dit workflow op

Visualisér hvad der sker, trin for trin. Eksempel: En kunde udfylder en formular → information gemmes i et regneark → du får en mail → du ringer kunden op.

Spørg dig selv: Kan noget af det her ske automatisk? Du vil ofte opdage, at svaret er ja – og mere end du tror.

3. Brug værktøjer, der passer til dig

Du behøver ikke bygge en platform fra bunden. Brug lavkode- eller no-code-værktøjer som Zapier, Make.com eller n8n, hvor du kan bygge automatiserede workflows uden at kunne programmere.

Hvis du hellere vil have hjælp til at komme hurtigt i gang – og sikre at det spiller sammen med dine eksisterende systemer – så kan du overveje at bruge eksperter i workflow automation, der er specialiseret i netop SMV’er og marketing- og driftsprocesser.

4. Test og justér

Lav et par testkørsler, så du er sikker på, at alt virker. Går mailen ud? Kommer data rigtigt ind i systemet? Sæt tid af til at tilpasse og forbedre – automation er ikke en “sæt og glem”-øvelse i starten.

5. Skalér når du er klar

Når du først har automatiseret én opgave, får du hurtigt blod på tanden. Udvid med andre processer – og oplev hvordan du og dit team kan arbejde mere effektivt og med færre fejl.

Workflow automation er altså ikke kun for de store. Med et klart fokus og de rette værktøjer kan din forretning tage de første skridt allerede i dag. Og når først du oplever effekten, er der ingen vej tilbage.