En af hjørnestenene i alle virksomheder er kundekontrakterne.  Altså hvordan de enkelte kunder faktureres, og hvordan indtægtsføring i regnskabet finder sted. Konsulentvirksomheder er ingen undtagelse. Her er det dog timer og projekter, der danner grundlag for faktureringen mod kunder frem for vareproduktion.

Der sælges og faktureres måske mange forskellige ydelser – ofte timer, men nogle gange også kurser eller standardydelser. Nogle kunder køber større puljer af timer på et klippekort, mens andre har købt hele projekter på fastpris eller andre modeller.

Vi ser, at mange mindre konsulenthuse ofte bruger de mest gængse kontrakter på medgået tid eller fastpris, men det kan i nogle tilfælde være bedre for forretningen at bruge lidt mere komplekse kontrakter.

Overordnet er der otte kontrakttyper
I dette indlæg og i de næste 4 uger vil jeg gennemgå de otte mest gængse kontraktformer og best practice særligt i konsulentvirksomheder. Måske det kan inspirere dig til at være mere alsidig i din brug af kontrakter alt efter projekt og kunde, som du laver aftaler med.

Kontrakttyperne kan deles op i to hovedkategorier:

Kontrakter på medgået tid:
1. Løbende afregning
2. Klippekort
3. Acontofakturering med slutafstemning
4. Acontofakturering med periodevis afstemning (løbende aftale)

Kontrakter på fastpris:
1. Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt
2. Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per delopgave/fase
3. Driftskontrakt (løbende aftale)
4. Volumenfakturering (løbende aftale)

Under hver hovedtype kan der være afarter, som eksempelvis medgået tid med maksimumbudget og særlige indtægtsføringsregler på fastpris.

Medgået tid – Løbende afregning
Denne kontrakttype er til de helt simple og meget udbredte kontrakter, hvor kunden skal faktureres løbende efter forbrug af timer og materialer; der tages altså udgangspunkt i timer x timepris.

Du kan frit definere timepriser på kunder, medarbejdere eller delopgaver, og faktureringen følger forbruget.

Der er både fordele og ulemper ved at bruge Medgået tid. Kontrakttypen har den ulempe, at der kan være usikkerhed omkring, hvor meget du kan fakturere i en periode og er det et projekt der tager kortere tid end forventet, så ses det også på din fakturering. Derimod er du sikret, at du får penge for alle timer, hvor du på mange af de andre fastpriskontrakter tager risikoen, hvis projektet fx udvides, men betalingen er den samme.

Medgået tid - Klippekort
Særligt i IT-Branchen findes kontrakttypen Klippekort. Klippekort er, når kunden køber et større antal timer forud mod at opnå en rabat på ydelsen/servicen. Kunden bruger så af klippene (førnævnte timer) indtil de er opbrugt, hvor man evt. kan købe en ny pulje timer.

Ulemperne ved denne kontrakttype kan være at:

• Kunden ønsker at anvende dele af klippekortet til et projekt og dele til et andet projekt
• Kunden ønsker at modtage senior- og juniorydelser, som grundlæggende prissættes forskelligt og dermed er timerne ikke det samme værd
• Kunden ønsker at lade rejseomkostninger afregnes over klippekortet
• Du får brugt flere timer, end der er tilbage på klippekortet, og skal bede kunden om nye timer på bagkant
• Revisor vil se opgørelser på igangværende arbejder på disse kontrakter, som kan være en kompleks beregning, hvis I ikke opgør dette systematisk
• Kunden ønsker en månedlig opgørelse over forbruget på klippekortet, hvilket kan være tidskrævende og bevirke at der kan opstå små ”slagsmål” omkring forbruget

Selvom disse kontrakter af navn har karakter af, at man forbruger timer, så er det i økonomisk forstand blot en forudbetaling, som nedskrives i regnskabet efterhånden som gælden til kunden afvikles. Fordelen er, at du økonomisk får en forudbetaling, og dermed er sikret en indtægt – og hvis I aftaler at én times arbejde er ét klip, så er det som regel lige ud ad landevejen at styre klippekortene, og du kan i god tid kontakte kunden om yderligere køb af klippekort.

I næste uge vil jeg forsætte temaet om kontraktstyring med at beskrive kontrakttyperne Acontofakturering med slutafstemning og med periodevis afstemning.