Skal I ud at investere i et nyt it- eller forretningssystem, er det en rigtig god ide at væbne sig med tålmodighed – for der er mange om buddet og hvad skal I vælge?

Her er tips til processen:

1. Hvornår er deadline?

Jo kortere tid I har, desto vigtigere er det at være bevidst om, hvad systemet skal kunne og de behov, det skal dække i dagligdagen. Derudover er det altid en god idé at sætte mere tid af end først antaget, fordi der næsten altid opstår forsinkelser i processen trods godt forarbejde.

2. Hvor i købsprocessen befinder I jer?

Er I ude for at undersøge markedet, eller ved I, at I skal have et nyt system – men har ikke sat en deadline? Har I allerede en deadline for opstart? Denne distinktion er vigtig for leverandøren.

3. Lav en kravspecifikation

En kravspecifikation sætter fokus på de ting, der er ”need to have” og ”nice to have”. Alt efter investeringens størrelse, kan denne liste være længere eller kortere, men det er vigtigt at have en liste med mindstekrav til det nye system eller software. Er I flere i gruppen, er det endvidere vigtigt at få afdækket alle brugsscenarier for systemet.

4. Inddrag flere leverandører

Så snart I har en kravspecifikation, er næste skridt dialogen med leverandørerne. Ved at kende jeres kravspecifikation, kan leverandøren langt bedre matche behovene, og herfra forbedres dialogen markant, samtidig med I kan få input til nye ting I ikke havde tænkt på.

5. Evaluér leverandørerne

Få en demonstration af produktet så tidligt i forløbet som muligt – og måske en video eller andet materiale, der kan hjælpe jer i beslutningsprocessen. Hands-on demonstrationer er også gode måder at blive klogere, ligesom leverandøren ofte har relevant viden om best practise inden for netop jeres område.

Next step?

For at finde ud af, hvad I har brug for i et nyt system, kan I med fordel starte med at sætte ord på, hvordan det eksisterende system bruges i hverdagen blandt alle medarbejderne. Lav fx en workshop, hvor udvalgte medarbejdere beskriver, hvilke opgaver de varetager i jeres nuværende løsning – er der processer, der kunne gøres bedre/smartere/hurtigere og give plads til andre ting i hverdagen?
Er der fx ting I mangler, men gerne ville kunne? Prøv at lav forskellige arbejdsbeskrivelser for forskellige medarbejdere og hvordan de bruger systemet til daglig, så leverandøren har noget at gå videre med.

Mange virksomheder opdager, hvordan denne fase af indkøbet sætter gang i en længere dialog omkring virksomhedens processer. Det er ofte her tidsplanerne bliver rykket, fordi etablerede fremgangsmåder bliver pillet fra hinanden og diskuteret fra bunden, og pludselig kan scopet for hele projektet faktisk ændres fuldstændig. Når alle processer har været turen igennem, er I blevet langt mere skarpe – både på, hvad I ønsker og har brug for – og ikke mindst, hvad I IKKE har brug for!