Spring over køen til vores gratis kurser. Tilmeld vores nyhedsbrev nu:
Gratis viden, kurser og webinarer inden for online markedsføring og drift af små virksomheder

Bloggen

5 spørgsmål til jeres nye it-system

Skal I ud at investere i et nyt it- eller forretningssystem, er det en rigtig god ide at væbne sig med tålmodighed – for der er mange om buddet og hvad skal I vælge?

Her er tips til processen:

1. Hvornår er deadline?

Jo kortere tid I har, desto vigtigere er det at være bevidst om, hvad systemet skal kunne og de behov, det skal dække i dagligdagen. Derudover er det altid en god idé at sætte mere tid af end først antaget, fordi der næsten altid opstår forsinkelser i processen trods godt forarbejde.

2. Hvor i købsprocessen befinder I jer?

Er I ude for at undersøge markedet, eller ved I, at I skal have et nyt system – men har ikke sat en deadline? Har I allerede en deadline for opstart? Denne distinktion er vigtig for leverandøren.

3. Lav en kravspecifikation

En kravspecifikation sætter fokus på de ting, der er ”need to have” og ”nice to have”. Alt efter investeringens størrelse, kan denne liste være længere eller kortere, men det er vigtigt at have en liste med mindstekrav til det nye system eller software. Er I flere i gruppen, er det endvidere vigtigt at få afdækket alle brugsscenarier for systemet.

4. Inddrag flere leverandører

Så snart I har en kravspecifikation, er næste skridt dialogen med leverandørerne. Ved at kende jeres kravspecifikation, kan leverandøren langt bedre matche behovene, og herfra forbedres dialogen markant, samtidig med I kan få input til nye ting I ikke havde tænkt på.

5. Evaluér leverandørerne

Få en demonstration af produktet så tidligt i forløbet som muligt – og måske en video eller andet materiale, der kan hjælpe jer i beslutningsprocessen. Hands-on demonstrationer er også gode måder at blive klogere, ligesom leverandøren ofte har relevant viden om best practise inden for netop jeres område.


Next step?

For at finde ud af, hvad I har brug for i et nyt system, kan I med fordel starte med at sætte ord på, hvordan det eksisterende system bruges i hverdagen blandt alle medarbejderne. Lav fx en workshop, hvor udvalgte medarbejdere beskriver, hvilke opgaver de varetager i jeres nuværende løsning – er der processer, der kunne gøres bedre/smartere/hurtigere og give plads til andre ting i hverdagen?
Er der fx ting I mangler, men gerne ville kunne? Prøv at lav forskellige arbejdsbeskrivelser for forskellige medarbejdere og hvordan de bruger systemet til daglig, så leverandøren har noget at gå videre med.

Mange virksomheder opdager, hvordan denne fase af indkøbet sætter gang i en længere dialog omkring virksomhedens processer. Det er ofte her tidsplanerne bliver rykket, fordi etablerede fremgangsmåder bliver pillet fra hinanden og diskuteret fra bunden, og pludselig kan scopet for hele projektet faktisk ændres fuldstændig. Når alle processer har været turen igennem, er I blevet langt mere skarpe – både på, hvad I ønsker og har brug for – og ikke mindst, hvad I IKKE har brug for!

 

Del indlægget med venner og kollegaer

Blog ekspert

Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S

Melanie S. Nielsen er uddannet cand.ling.merc ved CBS og arbejder til daglig med online markedsføring i it-virksomheden TimeLog A/S, der i 2001 selv startede op som iværksættervirksomhed.

Melanie optimerer både på SEO og SEM og har erfaring inden for blogging, kundeservice og kommunikation.

Melanies opgave er bl.a. at gøre det tekniske it-sprog forståeligt for alle samt at udbrede tips og tricks omkring, hvordan man selv og virksomheden kan blive mere effektiv.

 

EKSPERTENS BLOGINDLÆG

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Det fjerde og afsluttende indlæg i vores lille serie om kontraktstyring. Melanie Smith Nielsen er klar med sine sidste guldkorn i denne omgang.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Melanie Smith Nielsen er tilbage med mere kontraktstyring til folket. Tredje ud af fire indlæg. Forbered dig på at blive klogere.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Melanie Smith Nielsen er tilbage med sit andet indlæg i serien om kontraktstyring. Lær at begå dig i kontrakt-junglen. 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Kontraktstyring er ligeså enormt vigtigt, som det er indviklet. I de næste uger vil Melanie Smith Nielsen forsøge at skabe et overblik.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Undskyld, har du to minutter? 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Forstyrrelser og ad hoc opgaver tager for meget af tiden på arbejdet, hvorfor det pludselig bliver forståeligt, at vi ikke når det, vi har sat os for.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration

Få succes med din projektestimering

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Salg

Mål dine kunders tilfredshed og udbytte. Du vinder på det. 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration, Økonomi

Timeregistrerer du din og din virksomheds performance? Dokumentér tiden og du styrker din forretning! 

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Salg

Det er ikke altid, at kunderne kommer løbende i en lind strøm. Du har to muligheder. Enten kan du afvente, om det sker, eller også kan du selv tage initiativet.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration, Økonomi

Som iværksætter gælder det om at bruge tiden rigtigt, så timerne bliver lagt der, hvor der er størst afkast. Men det kan være svært at vurdere, hvor ens anstrengelser bærer den største frugt – og om tiderne kunne bruges bedre.

Melanie Smith Nielsen
Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S
Tags: Administration, IT

Er tid jeres vigtigste hyldevare? Og får I registreret alle timer til tiden? For små og mindre konsulentvirksomheder er der meget værdi at hente i Excel – men også mange ting at være opmærksomme på.

Online Marketing Coordinator hos TimeLog A/S

Melanie S. Nielsen er uddannet cand.ling.merc ved CBS og arbejder til daglig med online markedsføring i it-virksomheden TimeLog A/S, der i 2001 selv startede op som iværksættervirksomhed.

Melanie optimerer både på SEO og SEM og har erfaring inden for blogging, kundeservice og kommunikation.

Melanies opgave er bl.a. at gøre det tekniske it-sprog forståeligt for alle samt at udbrede tips og tricks omkring, hvordan man selv og virksomheden kan blive mere effektiv.

 


I ET STOLT SAMARBEJDE MED

Endnu ikke bruger på IVÆKST? Opret dig her