Vækst står øverst på ønskesedlen hos de fleste virksomhedsejere. Vækst fører til mere omsætning og ofte til flere medarbejdere, så hvordan kan det gå hen og blive et problem?

Når jeg er ude og rådgive virksomheder, ser jeg ofte at når der er kommet flere medarbejdere og flere projekter til, kan det give en del forvirring og misforståelser. Nogle projekter bliver forsinkede, fordi der er uklarhed over, hvem der gør hvad. Andre projekter bliver kun med nød og næppe færdige, fordi der ikke er taget højde for, hvor lang tid det kræver, og hvor mange ressourcer, der skal bruges. 

Desværre er det traditionelle råd at sende alle projektmedarbejderne på lange projektlederkurser, men det løser faktisk ikke det mest presserende problem. Nemlig at der skal kigges nærmere på selve måden, der arbejdes med projekter på lige præcis i jeres virksomhed. Det kan ikke læres på standardiserede kurser, men skal laves individuelt.

I kan selv komme på sporet af, hvad der skal til. Det vigtigste første skridt er at få et detaljeret kig på, hvad der sker, fra en ny opgave kommer i hus og indtil den er gennemført. Sådan her kan I gøre:

• Inviter de centrale spillere i projektet med og luk jer inde i et mødelokale.

• Tag en kæmpe stak post-it notes i forskellige farver. En farve til hver person eller faggruppe kan være smart.

• Begynd at skrive de forskellige trin ned på alle lapperne i de rigtige farver.

• Øvelsen er nu, at I i fællesskab skal gennemgå jeres procedure fra a-z ved at klistre de farvede sedler op på væggen. Det er smart at bruge et whiteboard, I kan skrive på.

• I vil opdage, at øvelsen – hvor simpel den end lyder – vil medføre en hel del diskussioner, for mange gange er der ikke helt klarhed over, hvordan rækkefølgen er. Og det er netop her, at I skal spidse ørerne, for det er her forviklingerne opstår.

• I vil sandsynligvis også opdage, at der måske mangler nogle sedler, så dem tilføjer I så, og giver dem de farver, I har brug for.

• Når alle sedlerne er anbragt, og alle er enige om rækkefølgen, kan I lave en mere organiseret oversigt over, hvordan det ideelle projekt skal forløbe.

Det er værd at huske på, at jeres proces skal være realistisk. Det er en typisk fejl at få lavet så indviklede processer, at de godt nok ville give perfekte projekter, men de er så bøvlede at have med at gøre, at alle ignorerer dem. Gør jeres proces enkel og overskuelig.

Gør også en del ud af at diskutere roller og ansvar. De farvede sedler giver en indikation: Hvis én del af jeres proces kræver, at adskillige har ansvaret, så er det et godt tegn på, at det vil gå galt. Når alle har ansvaret, er der reelt ingen, der har det.

Den sidste opgave er at kommunikere den nye plan ud til alle i firmaet og gøre en indsats for, at den bliver godt modtaget. Hen ad vejen kan I justere på processen efterhånden som I får erfaring med den, for den skal udvikles i takt med at virksomheden udvikler sig.