Tid er blevet en seriøs mangelvare.

Jeg møder ikke mange mennesker, der synes de har for meget tid.

Tværtimod bruger vi tid som en forklaring på og en undskyldning for, at projekter og opgaver ikke lykkes.

Problemet er, at selv hvis du på magisk vis kunne give alle dine medarbejdere og dig selv to timer mere hver dag, ville problemerne så være løst?

Næppe, vel?

Og hvordan kan det være, at nogle mennesker godt kan nå det hele?

Det handler om, at der skal sættes ind et helt andet sted.

Det er nemlig manglende overblik, der giver følelsen af, at der mangler tid.

Sådan får du det forkromede overblik

Hvis du har det store overblik, så ved du nøjagtigt hvor, du skal bruge din tid. Du ved lige præcist, hvad der har højest prioritet, og du ved på forhånd, hvad du bør uddelegere, og hvad du har tid til.

Når du mangler overblikket, og når dine medarbejdere mangler overblikket, så bliver der brugt alt for meget tid på de forkerte ting, der bliver lavet fejl og lavet for mange rettelser, og det fører til dårlig indtjening og typisk også utilfredse kunder.

For at hjælpe dig selv og dine medarbejdere til et bedre overblik, så har jeg 3 områder, du med sikkerhed kan tage fat i for at få frigjort mere tid i det daglige arbejde.

1. indsatsområde: Forberedelse
2. indsatsområde: Workflow optimering
3. indsatsområde: Automatisering

1. område: Forberedelse

Det første område, jeg vil anbefale, at du kigger på sammen med dine medarbejdere, er om  I er skarpe og præcise nok i forarbejdet af hver enkelt opgave, I laver.

Det er en af de mest almindelige fejl, jeg møder, og selvom det lyder banalt, så kan jeg garantere, at der er rigtig meget tid at hente her, hvis det gøres rigtigt. 

Det er let at blive så begejstret for en ny kunde og en ny opgave, at tingene sættes i gang før forarbejdet er lavet til bunds. Men det kan vise sig at blive dyrt i længden.

Det handler om at sørge for at ingen opgaver sættes i gang uden at følgende ting er på plads:

• Målsætningen er klokkeklar og præcist formuleret
• Der er defineret præcist, hvad der skal inkluderes i projektet, og hvad der ikke skal
• Der er en tydelig angivelse af beslutningsgange i projektet
• Det står klart for alle involverede, hvilken rolle og ansvar de har i projektet

Dernæst skal du sikre dig, at de involverede i projektet har accepteret eller godkendt dit forarbejde, for ellers er alle anstrengelserne spildte. Det gælder i høj grad, hvis du har eksterne parter i form af kunder eller leverandører, der har part i projektet. Hvis de ikke er med i planlægningsfasen, så kommer opgaven let i problemer senere hen.

2. område: Workflow optimering

Lav en grundig analyse af jeres workflow. Der kan hentes utrolig meget tid ved at optimere jeres workflow.

En grundig optimering af en virksomheds arbejdsgange foregår ved, at I sætter tilstrækkelig tid af til at gennemgå jeres arbejdsgange fra den ene ende til den anden. Det er en proces, der kræver tid og et åbent syn på tingene, for I vil opdage at mange ting bliver gjort, fordi ”sådan plejer vi at gøre”.

”Plejer”-hatten skal tages af, og I skal prøve at finde ud af, om der er andre måder at gøre tingene på, som er mere effektive.

Hvis I for eksempel er en virksomhed, der arbejder med at sælge en eller anden form for service til jeres kunder, så stiller I jer selv en række spørgsmål:

• Hvad sker der, når vi får en ny kunde?
• Hvem tager den første kontakt?
• Hvem sender det relevante materiale til kunden i starten?
• Hvem sørger for, at opgaven bliver udført?
• Hvem samler trådene?
• Hvem har kundekontakten?
• Hvem sørger for, at opgaven bliver afleveret?

Du kan med fordel udstyre hver medarbejder eller arbejdsgruppe med en stak post-it notes i forskellige farver, som I klister op på et whiteboard i den rækkefølge, det foregår.

For mange post-it notes i forskellige farver under et punkt fortæller dig, at der kan effektiviseres og for få eller ingen fortæller dig, at der her er risiko for, at I taber noget vigtigt på gulvet.

På basis af øvelsen her, har du mulighed for at sammensætte en ny arbejdsgang, som dine medarbejdere har været med til at finde frem til, og det giver større forståelse for den og større chance for, at den bliver en succes.

3. område: Automatisering

Det sidste område jeg kan anbefale, at du kigger på er automatisering. Det går ud på, at I kigger alle de områder igennem, hvor der foregår en handling, som går igen i alle jeres opgaver.

Hvis I for eksempel altid skal bruge nogle bestemte oplysninger fra jeres kunder for at kunne komme i gang, så sørg for, at der ligger en standardskrivelse som en PDF eller som en mail skabelon, som kan hentes ind fra gang til gang og rettes til i en fart.

Eller klassikeren: Hvis jeres arbejde består i at udføre en opgave for jeres kunder, som for jer er indlysende,  men som for jeres kunder virker kompleks. Her kan I guide jeres kunder meget bedre, hvis I en gang for alle sørger for at lave en informativ PDF, en flot infographic eller lignende, der forklarer, hvad der skal ske.,

Der er en god forventningsafstemning med jeres kunder, og I slår hele tre fluer med et smæk. I undgår at kunderne ringer til jer i tide og utide, fordi de føler sig utrygge, I får jeres kunder til at føle, at de er i professionelle hænder, og I sparer tid, fordi I ikke skal forklare tingene forfra hver gang, I får en ny kunde.

De her ideer er bare starten – hvis I tager den kreative hat på, kan I med garanti finde andre steder, hvor I med fordel kan automatisere, så I frigør tid og samtidig forbedrer jeres kundeservice.

Jeg håber, de 3 områder har givet dig stof til eftertanke.

Hvordan kan du optimere tidsforbruget og få bedre overblik i din virksomhed?

Hvis du deler dine største udfordringer med mig, sender jeg dig et videosvar ganske uforpligtende, hvor jeg giver dig mit bud på, hvordan du kan optimere jeres arbejdsgange.

Klik her for at læse mere