Når du ringer 100 % kold kanvas, vil du tit opleve mange forskellige scenarier, når du kommer igennem til en virksomheds reception. I denne blog vil jeg give dig nogle gode råd til, hvordan du øger muligheden for at komme igennem til den rette kontaktperson.

Nogle virksomheder har den politik, at man ikke kan få lov at tale med en kontaktperson, med mindre man har en aftale. Andre har en politik om, at de selv opsøger de samarbejdspartnere de ønsker. I disse tilfælde er det svært at gøre noget, med mindre man er villig til at lyve og det kommer der sjældent noget godt ud af.

Resten ligger et sted midt i mellem. Nogen stiller om med et smil eller udleverer endda direkte telefonnummer, mens andre stiller flere spørgsmål, før man får lov at tale med personen. Helt overordnet er det altid en fordel at have et navn på en kontaktperson før man ringer. Det virker mere seriøst og troværdigt, hvis du på forhånd ved hvem du skal tale med.

Hvis det du vil snakke om ikke altid kan placeres under den samme titel (f.eks. marketingchef), kan det også være svært for receptionisten at finde den rette person. Det kan f.eks. være en HR person, der er ansvarlig for ansættelser, men det kan også være den enkelte afdelingschef. Samtidig er der efterhånden mange virksomheder, der har det, der hedder ”no name policy”. Det vil sige, at man kun kan komme til at tale med en kontaktperson, hvis du har et specifikt navn. Der er flere måder at finde den rette kontaktperson.

Brug virksomhedens hjemmeside

Nogle virksomheder er meget åbne med hvem de forskellige kontaktpersoner er. Nogen har endda e-mail adresse, direkte nummer eller mobil nummer tilgængeligt på siden. Er din målgruppe foreninger, interesse- eller brancheorganisationer er dette endda mere reglen end undtagelsen. Har kontaktpersonerne lagt deres kontaktoplysninger ud, har man som regel også nogle behagelige samtaler, da de er vant til at blive kontaktet direkte.

Brug LinkedIn

Er kontaktoplysningerne ikke tilgængelige på hjemmesiden, er Linkedin et fantastisk værktøj. Over 700.000 danskere har en linkedin profil og her ligger meget nyttig viden om potentielle kontaktpersoner gemt. F.eks. beskriver mange deres arbejdsopgaver. Ved at søge på et virksomhedsnavn får du en liste med medarbejdere samt titel og herigennem finder du ofte de rigtige kontaktpersoner. Er det en stor virksomhed du skal kontakte, kan det tit være svært at finde den, der er ansvarlig for lige nøjagtig det du søger. Hvis du finder en person, der kunne være den rette kontakt, men det viser sig det ikke er, er disse personer som regel også flinke til at hjælpe med at sætte dig i forbindelse med den rette person og samtidig er de mere kvalificerede til dette end en receptionist.

Brug dit netværk

Kender du nogen eller nogen der kender nogen, der er ansat eller har været ansat i pågældende virksomhed, kan dette også være en effektiv måde at finde kontaktpersoner på.

Forbered dig

Når du har fundet din kontaktperson og er klar til at ringe, er det en god idé at forberede en kort frase, der beskriver det du gerne vil snakke om. Mange receptionister spørger nemlig hvad det drejer sig om, før de stiller igennem.

Det er ikke så nemt som det lyder, for hvis du forklarer dig for kort risikerer du, at receptionisten ikke forstår og du kommer ud i en længere beskrivelse, som receptionisten giver videre. Dette vil i ni ud af ti tilfælde resultere i, at kontaktpersonen sige ”nej tak” på baggrund af receptionistens beskrivelse, der med sikkerhed ikke er ligeså præcis som din. Det kræver måske et par justeringer, før man har en beskrivelse, der virker.

Held og lykke med udringningen.