Hos WorkHero arbejder vi alle remote hvilket vil sige, at vi ikke har et kontor og kun få gange om året sidder sammen. Det er en model, som har masser af fordele, men som også kan have sine udfordringer.

Når man sidder sammen på samme kontor, kan det være nemt at få løst små ting som man er usikre på. Når man sidder i forskellige tidszoner og har forskellige måder at arbejde på, så kan det både være enormt forstyrrende at få beskeder via Slack, Skype eller at blive ringet op hele tiden. Modsat kan det også være frustrerende, at man ikke kan få løst, hvad der virker til at være en meget lille ting med det samme, og at man skal sidde og vente på sin kollega.

For at imødekomme disse udfordringer, er vi ekstremt proaktive omkring at have strømlinede processer og løbende optimere dem. Her er nogle af de erfaringer, vi har gjort os:

#1 Alle opgaver der med jævne mellemrum gentages bør have en veldefineret og nedskreven proces.

Er der nogle ting, vi gør med jævne mellemrum - det kan være en bestemt arbejdsopgave som vi laver for flere kunder - så skal vi have en nedskreven proces. Det at skrive processen ned gør, at man får tænkt alle steps igennem. Det at have processen gør, at alle leverer på samme måde. Hver gang en medarbejder finder en måde at gøre processens smartere på, ændres den nedskrevne proces, så næste gang en anden medarbejder skal lave den opgave, har de automatisk den nye viden også. En persons erfaringer gør altså os alle klogere.

#2 Brug Trello til opbevaring af interne processer i din virksomhed.

Vi bruger Trello til at definere alle processerne. På den måde kan vi altid nemt finde dem. Men det rigtig smarte her er, at vi alle kan kommentere. Så har man spørgsmål til en proces eller ændrer den, så står det derinde. Det gør, at man har hele historikken for en given proces og det gør den nemmere at forstå som ny. Det gør også at man meget nemt kan gøre nye ansatte i gang.

#3 Automatisering af alt der kan automatiseres

Med teknologi er det blevet enormt tilgængeligt at automatisere manuelle opgaver. Det gør vi i ekstrem grad, så vi kan fokusere på at skabe større værdi. Vi bruger ofte Zapier til at automatisere små processer, men nogle gange bygger vi også systemer fra bunden. Til Radimet.dk har vi fx bygget et system der automatiserer alle deres radonmålinger. I sparet tid med manuelle opgaver havde systemet betalt sig ind indenfor 2 måneder.

#4 Brug skabeloner og eksempler

Det er meget nemt at tro, at andre forstår en opgave ligeså fint som en selv, men det gør de sjældent. Når vi overleverer opgaver mellem hinanden, så laver vi altid en meget klar specifikation og et eksempel, hvilket minimerer spørgsmål og fejl. Her er et eksempel på en opgave til et sideprojekt, som vi sendte til en udenlandsk tekstforfatter.