Gennem min tid som selvstændig erhvervsdrivende har jeg holdt mange møder med et hav af spændende og forskellige folk. Nogle møder har været super effektive og spændende, hvor andre har været en værre tidsrøver uden værdi og udbytte.

I dette blogindlæg vil jeg komme med 5 råd til at få det optimale ud af sine møder, så man ikke fortsætter med at have ustrukturerede møder i sin virksomhed.

1) Hvad er formålet med mødet?

Gerne 24 timer før mødet kan du udsende en agenda til deltagerne, hvor formålet med mødet fremgår. På den måde kan alle deltagere forberede sig bedst muligt. Følger man sin dagsorden, så minimeres risikoen for irrelevant og spontan diskussion samt hygge-snak.

2) Forberedelse inden mødet

Udover at komme til tiden, så husk at forbered dig. Er du en sælger og har møde om en potentiel kunde, så kan du tjekke kundens regnskabstal (alt efter virksomhedsform), sociale medier og find ud af, hvilket type menneske det er, som du skal til at forhandle med.

3) Hold mødet i gode rammer

Vi får tit ros for vores inspirerende lokaler og det miljø, hvor vores kontor ligger i. Gode rammer og forhold smitter positivt af. Man skal føle sig tryg og velkommen og forholdene skal være i orden. Har du ikke selv et mødelokale, så kan du helt sikkert leje et i den givne by. Hvem siger også, at man ikke kan holde mødet udendørs - alt efter vejr og forhold. Men tænk gerne lidt ud af boksen og prøv noget nyt.

4) Styr ordet og tiden

Hvis du arrangerer mødet, så kan du med stor sandsynlighed også tage “mødeleder”-hatten på. Start mødet til tiden, vær disciplineret og lav gerne en gennemgang af agendaen. Udover at styre ordet, så stil spørgsmål og vær nærværende. Kan du fornemme, at der er en person, som ser tvivlsom ud? Så spørg ind til vedkommende. Alle deltagere skal være fokuserede og aktive, for at få optimal udbytte ud af mødet. Sørg for at tiden ikke løber løbsk og hold dig på sporet. Afslutningsvis så lav gerne en opsummering og drag konklusioner.

5) Læg op til næste step

Er du f.eks. en salgskonsulent og har haft dit første møde med en potentiel kunde, så læg op til det næste step. F.eks. kan man sige: “Vi aftaler, at jeg fremsender dig et skriftligt tilbud pr. mail i morgen samt en skitseret mock-up af din nye hjemmeside, som du kan se nærmere på”. På den måde har man forventningsafstemt.

Bonustip: Husk, det er okay at ændre sin mening og erkende fejl. Som nævnt i punkt 3, så må rammerne gerne brydes. Eksperimenter og prøv noget nyt: Hold f.eks. en pause på 2 minutter, hvor alle skriver stikord ned ift. en problemstilling. Her får alle mulighed for at komme med relevante inputs og ro til tænke. Derudover er det altid god skik, hvis du holder din mobiltelefon slukket.