Succesfuldt iværksætteri sker alt for ofte på bekostning af et rigt privatliv – og kan udløse stress. Derfor bør iværksættere bruge metoder mod stress og mentalt fravær. Her er personlig planlægning og fokus afgørende. Her er tale om simple, nye vaner med stor effekt. Og så gavner de også bundlinjen på såvel kort som lang sigt.    

Jeg blev inspireret til denne blog af det ærlige interview om stress, som Ivækst-blogger Jonathan Løw gav til MX. Da jeg selv knokler med en vækstvirksomhed – men også træner ledere i personlig planlægning – følte jeg mig forpligtet til at dele gode råd om personlig planlægning i dette forum.    

Selvom det er simple metoder, når vi ikke i mål med metoderne i ét enkelt blogindlæg. Derfor har jeg delt min blog op i fire ”hacks”. Følges disse lektioner, kan følgende fire mål nås:

1. En aflastning af hovedet som planlægningsværktøj
2. Bedre prioritering af opgaver – overholdelse af strategien
3. Mere effektivt arbejde med opgaver
4. Færre forstyrrelser og større fokus i arbejdet

HACK#1: Drop rodesystemet
Iværksættere er motiverede for at få så meget ud af dagen som muligt. Men da ingen undervises i personlig planlægning i uddannelsessystemet, er alle autodidakte på området. Siden første job har vi prøvet metoder af til at huske ting. Nogle af dem bliver til vaner, som vi i dag bruger mere eller mindre bevidst. 46 procent af danskerne svarer selv, at de bruger tre eller flere systemer til at holde styr på deres arbejdsopgaver. Det viser en undersøgelse fra i fjor.

Mest brugte huske-systemer er ifølge danskerne selv kalender, mail-indbakken og notesblokken. Men bag alle systemerne kører backup’en – hovedet. Det er derfor, vi kan få associationer til opgaver på de mærkeligste tidspunkter og ligge vågne om natten med tankerne på morgendagens arbejde. Det er noget rod og giver en masse spildtid og følelsen af hele tiden at være bagud. Derfor kalder vi denne tilgang RODESYSTEMET. Det er den største barriere for et arbejdsliv i balance.

Løsningen er at finde ét system, hvor du kan have alle dine opgaver. Det skal være lige ved hånden, let at tilføje opgaver og let at omprioritere i. Mailprogrammer som fx Outlook eller Notes har gode opgavesystemer. Der er også en række gode planlægningsværktøjer, der kører på såvel webbrowser, desktop, telefon og smartwatch. Det afgørende er, at der kan oprettes opgaver direkte fra dit mailprogram. Til Gmail brugere vil jeg anbefale Todoist. Til bruger af Air Mail på iOS fungerer 2DO kombineret med en særlig applescript.

Når du har fundet systemet, der passer dig, skal der ryddes op, og nye vaner skal igang. Du skal have ryddet de gamle systemer for opgaver. Det gælder ikke mindst indbakken og skrivebordet. Du starter med fem skridt:

1. Tag stilling til mail eller dokumenter.
2. Stil dig selv spørgsmålet: Skal jeg gøre noget?
3. Hvis du svarer nej, kan henvendelsen enten skrottes eller arkiveres
4. Hvis du svarer ja, skal du enten reagere med det samme eller overføre opgaven til din opgaveliste – med startdato.
5. Hver dag før du går hjem, planlægger du dagen i morgen og tager stilling til de opgaver, som du ikke nåede i dag. Husk, ikke bare at flytte dem til i morgen.

Realistisk set bør du max bruge to-tre timer på oprydning i indbakken. Den sidste halve time grovsorterer du eventuelle tilbageværende mails efter afsender, søgeord og lignende. Så skal resten af mailene arkiveres i en mappe à la ”gamle mail”. Så har du opnået ”inbox zero”.

I næste hack på denne blog går jeg mere i dybden med tricks til mailbehandling.