Hængepartier og kuldsejlede strategier er gift for vækstvirksomheder. Det bidrager også til negativ stress blandt iværksættere.

For langt de fleste af os er ren viljestyrke ikke måden at nå et suverænt overblik og høj produktivitet. Det kræver tværtimod en mere metodisk tilgang. I indlæg #1 og #2 om praktiske værktøjer mod iværksætterrelateret stress kom vi af med de mange huskesystemer til fordel for ét overblik og skar ned på forstyrrelserne – ikke mindst mail. Dette indlæg består af 5 simple skridt til bedre prioritering og implementering af strategien.

1. Adskil vigtigt og presserende
Din opgaveliste i Outlook eller app som Todoist lader dig prioritere opgaverne ved at ændre i rækkefølgen af dem. Essensen af prioritering er jo netop en rækkefølge. Med alle opgaverne på listen bør du øve dig på at dele dem op efter, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er. Mange oplever, at de bruger for meget tid på opgaver, der presser sig på, men ikke nødvendigvis er vigtige. Det skyldes blandt andet, at vi er gode til at forestille os de sværeste dele af de større og vigtige opgaver. Det afholder os fra at komme i gang med dem – en adfærd kaldet prokastrinering. Ved at tage udgangspunkt i en metodisk prioriteret opgaveliste nudger vi os i den rigtige retning.

2. Gå i gang
Det er beviseligt sværere at springe opgaver over, som vi er gået i gang med. Men det er langt fra altid mest effektivt at løse en større opgave i ét hug. Disse to fænomener gør digitale opgavesystem potente. Når du skriver en større opgave ind i systemet, bør du bruge tid på at beskrive de første handlinger – og få dem op i opgavens emnefelt. Sæt herefter et tidsrum af til arbejde med opgaven – book eventuel dig selv i kalenderen. Lav en logbog over fremskridtene i opgaven. Det er rettidig omhu i det daglige.

3. Æd din frø først
Vi har alle personlige præferencer for særlige typer af opgaver. Derfor skrider vores prioritering ofte, når vigtige opgaver ikke matcher vores personlighedstype. Vi oplever dem ganske enkelt som kedelige eller ubehagelige. Her bør du huske et lidt slidt citat fra Mark Twain:

”Start dagen med at spise en levende frø – så kan der ikke sker noget værre for dig resten af dagen.”

Pointen er selvfølgelig, at du skal få den mest irriterende opgave af vejen først. Ellers vil den trække mentale veksler på dig hele dagen.

4. Arbejd systematisk
Når du begynder at arbejde mere i tidsblokke, vil du også kunne gruppere opgaver efter deres indhold, så ensartede opgaver løses i forlængelse af hinanden – fx arkivering, salgsopfølgning og mailbehandling. Det gør prioriteringen mere effektiv.

5. Sæt nye hegnspæle
Når du begynder at udføre opgaverne i henhold til, hvor vittige de er, vil du nok se mønstre i de opgaver, du nedprioriterer og udskyder. Det er vigtigt at bruge den ekstra planlægning og prioritering til at uddelegere eller helt afvise flere opgaver. Også sjove opgaver.