Iværksættere er ofte kreative personligheder. Men hvis ideerne ikke styres i hverdagen, ender vi med at arbejde på de nyeste eller mest påtrængende indskydelser. Det skaber ildebrande eller strategisk stilstand. Ikke sjældent forstyrrer vi også vores organisation for at få aflastet hovedet for ideer.  

I mit seneste indlæg fik vi luget ud i huskesystemerne – for at aflaste hovedet, forebygge stress og arbejde mere effektivt. Men det er ikke nok. Arbejdslivet skal jo også tage udgangspunkt i OPGAVESYSTEMET og prioriteringer i det. Det er ikke så let, som det kan lyder. Her er fem skridt til at lykkedes med det.

1. Nak notifikationerne
Mail er stadig den primære kilde til opgaver for de fleste af os. Det er et skønt medie, men det har sine ulemper. 65 procent af danskere i arbejde er således generet af et eller flere forhold ved arbejdsmailen. De fleste oplever for mange irrelevante mails (cc-tsunamien). Hver fjerde oplever at blive forstyrret af hver eneste nye mail. Min erfaring fra undervisning af danske ledere er, at det reelt er tre ud af fire, der får notifikationer ved nye mail. Det forstyrrer selvfølgelig helt enormt og stjæler meget tid. 

Så fjern alle notifikationer på mail (og tag en snak med vigtige interessenter om, at de skal ringe med akutte sager).

I stedet skal du arbejde med mere eller mindre faste frekvenser i arbejdet med indbakken. Prøv til at starte med at være i indbakken fem gange om dagen. 

2. Undgå at tygge drøv
Notifikationerne hænger også sammen med det andet store problem i indbakken. Vi er drøvtyggere, når det kommer til mail. Det er jo helt normalt at have kigget på en mail tre-fire gange, før vi gør noget ved den – hvis den da ikke forsvinder ned i mail-sumpen. Vores indledende arbejde med at behandle mailen bliver således gentaget – og i mellemtiden kan den ligge og lure i baghovedet. Mere spild af tid og kapacitet.

Forestil dig derfor, at dine mail er skrevet i sandet i strandkanten. Svar dem med det samme, gem dem eller få dem over i opgavesystemet. Ellers kommer den næste mailbølge og skyller dem væk.  

3. Skab helle for fokus
Iværksættere står som chefer ofte til rådighed for en flok højt motiverede medarbejdere. Iværksættere besidder en tavs viden om projekterne og er faglig sparringspartner for projektledere. Men det betyder også mange personlige henvendelser. Hvornår har du fx sidst arbejdet helt koncentreret i en halv time på kontoret?

Det koster selvfølgelig på effektiviteten på samme måde som mailnotifikationer.

Etabler derfor et helle for strategisk vigtigt eller krævende arbejde. Min favorit er støjisolerende høretelefoner. De skærper koncentrationen og sender et klart signal til omverden. En mindre teknisk løsning er en lukket dør til kontoret – hvis man har et sådan. Vend det selvfølgelig med medarbejderne på forhånd.

4. Få struktur på opgaverne
Med ovenstående sat i værk kan du begynde at arbejde meget mere med udgangspunkt i dit opgavesystem. Men for at du ikke falder tilbage i indbakken, skal din plan være ordentligt prioriteret og planlagt.

Start med at tømme hovedet for alle opgaver, store som små. Opgaver, der hænger fortløbende sammen (procesopgaver), skrives ind i punker i én opgave – med den næste handling i emnefeltet. Uafhængige opgaver under samme projekt laves hver for sig. Opgaver udfyldes med fx ”KUNDE –PROJEKT – NÆSTE HANDLING” i emnefeltet. Undlad at lave kategorier til kunder, men brug kategorierne ”Opgaver”, ”Opfølgning” og ”Privat” til at starte med.

5. Planlæg på tre niveauer
Alle opgaver bør som udgangspunkt have en startdato (brug dog forfaldsdato i Outlook). Du skal ikke være bange for at skyde opgavebolden langt frem på banen. Du fanger løbende boldene, når du planlægger på tre niveauer. Det daglige niveau, hvor du før fyraften bruger nogle minutter på at flytte opgaver, du ikke nåede i dag og tilrettelægger morgendagen. Det ugentlige niveau, hvor du gennemgår den kommende uge for ”høje opgavebolde”, der skal sendes længere frem, og skaber sammenhæng mellem mødeaktiviteter og opgaver. På det månedlige niveauer tømmer du dit hoved for idéer, tjekker fremdriften for strategiske aktiviteter og sætter nye benspænd for arbejdet med at opnå effektiv trivsel.       

De fem skridt bliver tunge, hvis du sidder fast i teknologien. Jeg har prøvet de fleste programmer, og intet slår Outlook til den helt personlige planlægning. Først og fremmest er opgaverne koblet direkte til indbakken. Det betyder blandt andet, at du kan ligge flere mails i samme opgave. Det gør en stor forskel. Og Outlook giver også et godt overblik over kalenderaktiviteter og opgaver. Se de vigtigste funktioner i denne her video.