Af Povl Nick Bronstein
Denne artikel er en trin-for-trin-guide til de forskellige faser af en offentlig udbudsrunde. Artiklen kommer kort rundt om det, du bør vide, lige fra hvordan du finder de relevante udbud til klagemuligheder.
1. Find udbudsopgaven - hvordan?
For at finde de udbudsopgaver, der er relevante for dig, kan du:
- Finde eksterne leverandører. Der er firmaer der lever af at leverer lister over relevante udbud til deres kunder
- Finde gratis overvågningstilbud. Der findes hjemmesider, der dagligt overvåger og registrerer alle annoncerede udbudsopgaver – nationale såvel som EU-udbud. Som eksempel på en sådan hjemmeside kan nævnes www.mercell.dk, hvor leverandører kan oprette en profil og herefter automatisk få besked, når der offentliggøres indkøb, der matcher denne profil.
- Gør-det-selv. Du kan med lidt research selv finde en kreds af offentlige virksomheder og institutioner, hvor du selv løbende holder øje med hvad der dukker op af udbud.
HUSK: Du kan selvfølgelig også gøre begge dele.
Vælg den form eller kombination der passer til dine ressourcer.
BEMÿRK:
Alle offentlige myndigheder er forpligtet til at offentliggøre påtænkte indkøb over en vis værdi. Denne minimumsværdi hedder tærskelværdien. Denne værdi fastsættes i medfør af Udbudsdirektiverne. Se de gældende tærskelværdier her.
Ved kontrakter, der overstiger tærskelværdien, skal offentliggørelsen ske i form af en bekendtgørelse, der indsendes i EU-tidende (www.ted.europa.eu).
Ved kontrakter under tærskelværdien, men over DKK 500.000 (for varer og tjenesteydelser) skal den offentlige aktør i henhold til Tilbudsloven vælge at annoncere udbuddet på deres hjemmeside eller i pressen.
Alle kontrakter, uanset værdi, skal udsættes for en ”passende grad af konkurrence”, hvis de involverer aktiviteter der rækker uden for Danmarks grænser.
2. Udbudsmateriale
Når du har fundet et udbud, du gerne vil deltage i, skal du bede om at få udbudsmaterialet tilsendt.
Hvis den offentlige myndighed har valgt en udbudsform med prækvalifikation (en indledende udvælgelsesrunde som man skal ”bestå” inden man kan deltage i det egentlige udbud) skal du først udarbejde en prækvalifikationsansøgning. Det er en anmodning om at kunne deltage i den pågældende udbudsprocedure.
VIGTIGT: Det er meget vigtigt, at ansøgningen overholder de (form)krav som myndigheden stiller til ansøgningen! Hvis din ansøgning ikke overholder kravene, vil du blive fravalgt.
Når ansøgningsfristen er udløbet, udvælger myndigheden på baggrund af prækvalifikationsansøgningerne og de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte kvalifikationskrav, de egnede ansøgere, der derefter opfordres til at afgive tilbud.
Der skelnes mellem udvælgelseskriterier, der er karakteriseret ved, at de vedrører generelle forhold angående leverandøren egnethed, og tildelingskriterier, der vedrører løsningen af den konkrete udbudte opgave. Udvælgelseskriterierne benyttes alene ved vurderingen af virksomhedernes egnethed.
Herefter skal du udarbejde dit tilbud i overensstemmelse med annonceringen og udbudsmaterialet. I udbudsmaterialet beskriver ordregiver den udbudte opgave med angivelse af hvilke krav, der skal opfyldes. Det er også ved afgivelse af tilbud meget vigtigt, at tilbuddet overholder de (form)krav, der fremgår af udbudsmaterialet!
3. Krav er ikke bare ”krav”.
Der sondres groft sagt mellem 3 former for krav:
- grundlæggende krav, herunder mindstekrav
- ”almindelige” krav
- beskrivelseskrav.
Grundlæggende krav, herunder mindstekrav, er ufravigelige krav, der ubetinget skal opfyldes. Tilbud, der ikke opfylder bare ét mindstekrav, skal af myndigheden afvises som ”ukonditionsmæssige”.
Almindelige ”krav” skal som udgangspunkt opfyldes, men den ordregivende myndighed kan vælge at prissætte forhold i et tilbud, der ikke lever op til et eller flere krav i den udbudte opgave. Den ordregivende myndighed har dog ret til at afvise et tilbud, blot dette indeholder forbehold. Det er derfor altid forbundet med en risiko, hvis ens tilbud ikke opfylder alle de opstillede krav.
Beskrivelseskravene benyttes til gengæld som konkurrenceparametre, d.v.s den tilbudsgiver, som bedst opfylder et givent beskrivelseskrav, får tilsvarende en bedre score ved tilbudsvurderingen.
4. Vurdering af indkomne tilbud og valg af leverandør
Når myndigheden vælger leverandør til en udbudsopgave sker det på baggrund af en samlet vurdering af de indkomne tilbud på grundlag af de fastsatte kriterier i udbudsmaterialet og vægtningen heraf.
Oftest tildeles kontrakten på grundlag af kriteriet det ”økonomisk mest fordelagtige” tilbud, hvor der – udover pris – indgår andre kvalitative kriterier ved den ordregivende myndigheds vurdering af de indkomne tilbud. Sådanne kvalitative kriterier kan bl.a. være kvalitet, service m.v.
Myndigheden kan dog også vælge udelukkende at tildele kontrakten på grundlag af ”laveste pris”, i hvilket tilfælde myndigheden alene må lægge vægt på den tilbudte pris ved evalueringen af indkomne tilbud.
5. Leverandørens forpligtelser
Når myndigheden har valgt en leverandør, er leverandøren via sit tilbud forpligtet til at overholde de i udbudsmaterialet fastsatte krav (med de ændringer (forbehold) som myndigheden eventuelt måtte have accepteret).
Hvis en leverandør ikke opfylder disse krav i kontraktperioden, vil det som udgangspunkt ikke have udbudsretlige konsekvenser. Derimod kan det få kontraktuelle konsekvenser, d.v.s. at kontrakten, der er indgået mellem parterne, vil ligge til grund for evt. sanktioner overfor leverandøren.
6. Klageadgang
Har en myndighed ikke overholdt udbudsreglerne, kan du som virksomhed vælge at indgive klage til Klagenævnet for Udbud.
Der gælder ingen formkrav ved indgivelse af klagen, men der skal dog betales et klagegebyr på DKK 4.000. I visse tilfælde skal en kopi af klagen ligeledes tilsendes den pågældende myndighed, der klages over.
Ifølge loven om håndhævelse af udbudsreglerne gælder en række klagefrister, som skal overholdes. Også derfor kan det være fornuftigt ikke at tøve for længe med at indgive klage.
