I vækstvirksomheder går tingene hurtigt, og fokus er tit på salg og produktudvikling. Men når virksomheden kommer til en vis størrelse, kan det betale sig at kigge nærmere på, hvordan man foretager sine indkøb.

Tiden er med andre ord inde til at undersøge, om man er stor nok til at forhandle rabatter hos sine 5-10-20 vigtigste leverandører.

Og tiden er inde til at bruge et par timer med økonomisystemet eller regnearket og finde ud af, hvordan medarbejderne køber ind og til hvilke priser.

Rabatter og optimering af indkøb kan hurtigt give en besparelse på 10-30 procent, som mange likviditetshungrende vækstvirksomheder sagtens kan bruge.

Rabatter
Den første del af øvelsen er at indgå dialog om priser og rabatter med sine vigtigste leverandører. Det er ikke flovt at bringe emnet på bane. Og du svigter faktisk din virksomheds ejere, hvis du ikke gør det.

Nogle leverandører giver automatisk rabat, når man handler for en vis mængde. Men mange giver ikke automatisk rabatter til mellemstore kunder, som måske er den gruppe, I lander i. Så her kan der især være noget at hente.

I en forhandling vil du stå stærkt, hvis du ikke kun tænker på at få rabat, men også har noget at tilbyde leverandørerne. Og hvad skulle det så være, tænker du måske?

Du kan fx tilbyde dem en eller flere af følgende:

• At de bliver eneleverandør på området.
• At I betaler hurtigere.
• At I får varerne mindre hyppigt og i større mængder, så transporten bliver billigere for dem.
• At de kan levere på tidspunkter eller steder, der passer dem godt.
• At I hjælper dem med at markedsføre sig over for nye kunder ved at stille op som kundecase, deltage i salgsevents og på messer eller direkte anbefale leverandørerne til andre virksomheder i jeres netværk.
• At leverandøren får lov at afholde demoer og salgspræsentationer i jeres virksomhed. Et forsikringsselskab eller bank vil sikkert gerne give rabat (eller lavere rente) for at få 10-15 minutters taletid på jeres morgenmøde en gang hvert halve år.

Der er altså ret mange muligheder for at yde noget til gengæld for rabatten. Og du behøver ikke at tilbyde det hele. Spørg hellere leverandøren om, hvad der er vigtigst for dem, så resultatet bliver win/win.

Egne indkøbsmønstre
Når du dykker ned i økonomisystemet eller regnearket og finder ud af, at dine kolleger handler hos mange forskellige leverandører – eller at der ikke er lavet rabataftaler med nogen leverandører – er det tegn på, at I køber ind for dyrt.

Så når du har fået forhandlet nye rabatter hjem som beskrevet ovenfor, er det tid at få medarbejderne til kun at handle hos de udvalgte leverandører.

I sjældne tilfælde kan det være tilstrækkeligt at have en liste med godkendte leverandører på intranettet. Men oftest skal der lidt mere til, for det kan være svært at få meget selvstændige kollegaer til kun at bruge bestemte hotelkæder, taxaselskaber, kontorforsyninger, osv.

Løsningen behøver heller ikke at være helt at forbyde kollegerne at købe ind. I stedet kan I indføre et system, hvor der kun kan købes varer og ydelser efter forudgående godkendelse af de indkøbsansvarlige.

Skal den slags systemer fungere uden at hindre din virksomhed i at agere hurtigt og smidigt, skal godkendelse, bestilling og fakturering foregå så nemt og automatisk som muligt.

Og systemet skal være sat op, så dine kolleger kun kan handle med godkendte leverandører. Den slags løsninger kaldes Purchase-to-Pay og bliver et must i takt med, at din virksomhed vokser.

Rigtig mange store virksomheder har et Purchase-to-Pay system – og det er der jo en grund til. Måske er det på tide, at du også får det indført i din virksomhed?