De fleste virksomheder vil på et tidspunkt opleve, at betalinger udebliver, og at der i værste tilfælde aldrig bliver betalt.

Et sådant tab påvirker cash flowet negativt, og et tab på blot 25.000 kroner betyder fx, at en virksomhed med en overskudsgrad på 10 % skal omsætte for 250.000 kroner mere – blot for at indhente dette tab.

Enhver transaktion har naturligvis en indbygget risiko for tab, men ved relativt simple tiltag kan denne risiko minimeres betydeligt.

Her er tre gode råd:

1. KEND KUNDERNES HÆFTELSE
Når den frivillige betaling udebliver, er det interessant at se nærmere på, hvordan kunden egentligt hæfter for kravet.

I enkeltmandsvirksomheder er der personligt ansvar, og i interessantskaber (I/S) hæfter ejerne solidarisk, én for alle og alle for én, og med hele den private formue.

Det betyder kort sagt, at der kan kræves betaling både overfor kunden, men også overfor privatpersonen bag kunden.

Ved selskabsformerne ApS, A/S og IVS er der kun et begrænset ansvar, da ejerne kun hæfter med deres indskud i selskabet, dvs. i realiteten er det kun selskabet, der hæfter med selskabskapitalen.

Det er værd at tage med i betragtning, når man fx handler med et IVS der, i hvert fald i opstartsfasen, ofte kun vil have en selskabskapital på en krone.

Derudover findes selskaber med blandet ansvar, hvor kun nogle af deltagerne hæfter personligt, og andre kun med et begrænset beløb (fx  i selskabsformerne K/S eller P/S).

Når kunden først er kendt, er det nemmere at beslutte, om man vil indlede et samarbejde.

2. KEND RYKKERPROCEDUREN
I erhvervsforhold giver renteloven mulighed for at opkræve et kompensationsbeløb på kr. 310,00 ved forsinket betaling, og det gælder vel at mærke for hver faktura, som kunden er i restance med efter den seneste retspraksis på området.

Derudover kan der fremsendes højst tre rykkerskrivelser á kr. 100,00. Det er dog ikke et krav at der fremsendes tre rykkere, og ofte vil det være hurtigere, billigere og mere konsekvent, at kravet tages til inkasso allerede efter den første rykker.

Der skal i den forbindelse overholdes nogle formkrav. Fx skal der i 1. rykkerskrivelse indsættes et varsel om, at hvis der ikke sker indbetaling inden 10 dage, overgår sagen til inkasso. Et eksempel på et inkassovarsel i 1. rykkerskrivelse kunne lyde sådan her:

Ved gennemgang af vort bogholderi kan vi ikke konstatere at have modtaget Deres betaling, hvorfor vi anmoder om, at dette sker inden 10 dage fra dato, idet sagen herefter overgives til inddrivelse med yderligere omkostninger til følge. Der er tilskrevet kr. 100,00 for nærværende rykkerskrivelse.

3. KEND OMKOSTNINGERNE VED INKASSO
Det er vigtigt at kende omkostningerne, da en inkassoaftale jo involverer en ny transaktion med nye omkostninger forbundet. Inkassatoren kan opkræve sit salær hos dig, uanset om kravet bliver inddrevet eller ej, fx hvis din skyldner går konkurs.

Som altovervejende hovedregel bør det dog være skyldneren, og ikke virksomheden, som skal betale inkassoomkostningerne.

Det aftalte salær med inkassatoren bør tage udgangspunkt i inkassobekendtgørelsens maksimale satser herfor (kaldet fremmedinkasso). Disse regulerer, hvad der maksimalt kan opkræves af inkassoomkostninger overfor skyldneren, men de hænger ikke nødvendigvis sammen med, hvad virksomheden aftaler af salær med inkassatoren.

Inkassobekendtgørelsens satser pr. 4. februar 2016:

Derudover vil der kunne være udgifter til fx opstart af sagen og registrering i negative registre (fx RKI).

Det kan ofte betale sig at indgå et inkassosamarbejde med en inkassator, der har en transparent prisstruktur, og som baserer sit salær på det inkassobeløb, som kan kræves ved skyldneren i henhold til inkassobekendtgørelsen.

Inkassoaftalen bør forhandles individuelt og basere sig på mængden af sager og særlige aftalte procedurer, og inkassatorens inddrivelse bør afspejle den adfærd, som virksomheden ønsker, og som inkassoloven giver mulighed for.