Spring over køen til vores gratis kurser. Tilmeld vores nyhedsbrev nu:

Kom først i køen

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få besked som den første om vores gratis aktiviteter i hele landet.

Tjekliste: 15 tips til at effektivisere din administration

Her er 15 hurtige tips til, hvordan du kan opnå både tidsmæssigt og økonomisk overskud ved at forenkle og dermed effektivisere din administration. Måske er nogle af dine arbejdsgange unødvendigt komplicerede? Måske kan nye teknologiske tiltag lette din hverdag betydeligt? Måske kan dine salgs- og kommunikationsstrategier tænkes endnu mere strategisk?

1. Digitaliser dit arkiv
En server kan fungere som et digitalt arkivskab, der rummer hektarer af dokumenter, uden de fylder tilsvarende. Samtidig bliver det nemmere at tage backup af dine vigtige dokumenter på daglig basis, hvis de samles på en central server.

2. Fakturer online
Der findes forskellige softwareløsninger, som automatisk kan generere og udskrive fakturaer, betalingspåmindelser og kvitteringer. Hvis du f.eks. indstiller systemet til at give dig besked, når en kunde er blevet rykket for en betaling, har du overblik over det uden at behøve at være den, der sender rykkeren ud.

Omvendt bør du huske at tilmelde dine egne regninger betalingsservice eller indtaste dem i din netbank, så snart du modtager dem, så du ikke behøver at huske på at betale den til den rigtige dato.

En nem måde at holde styr på det hele er med Økonomistyringssystemet e-conomic, der er en online regnskabsløsning, der let kan udbygges med et væld af applikationer. 

3. Opret en hjemmeside
Hvis det ikke allerede er gjort, bør du oprette en hjemmeside for dit firma og - hvis det er relevant - eventuelt investere i e-handelløsninger, som kan blive integreret i den. En hjemmeside er dit udvidede visitkort og en potentiel handelsvej. Det er dine kunders mest direkte adgang til din forretning.

4. Opdater og opgrader
Sørg altid for, at dine IT-systemer er up-to-date, og sørg for at opgradere dem, når din virksomhed vokser fra dem. Det kan skabe unødvendigt besvær, hvis man f.eks. bliver ved med at køre med et regnskabssystem, der ikke har kapacitet til den omsætning, man er oppe på.

5. Saml dine forsikringer
Saml alle dine forsikringer hos et selskab, og sørg for, at de alle bliver fornyet på den samme dato hvert år. Det vil spare tid og give dig overblik. Det vil derfor være naturligt at gennemgå alle virksomhedens forsikringer hvert år, så du sikrer dig, at du er dækket tilstrækkeligt ind og ikke betaler for noget, du ikke har brug for.

6. Tænk strategisk, når du ansætter
Lav en online ansøgningsformular på din virksomheds hjemmeside, hvor ansøgerne skal udfylde nogle felter, f.eks. uddannelse, indkomst, nuværende jobtitel osv. På denne måde kan du sortere i ansøgerne og allerede i første hug automatisk frasortere ansøgere, som falder helt uden for kategori.

7. Automatiser vagtplanlægningen
Der er meget tid at spare, hvis man kan minimere arbejdet med vagtplanlægningen for medarbejdere, hvis man har mange ansatte, og puslespillet kan være svært at få til at gå op. Der findes software, som kan automatisere en stor del af arbejdet, f.eks. ved at synkronisere kalendere og automatisk omsætte timeregnskab til lønafregning.

8. Hyr en økonomichef
Man kan købe sig til højtkvalificeret økonomisk ekspertise (CFO), som på sigt kan resultere i store besparelser og effektiviseringer for virksomheden. Flere firmaer og enkeltpersoner udlejer deres kompetencer på området fra dags- til projektbasis, alt efter din virksomheds situation og behov. Det kan booste din forretning betydeligt at få gennemgået regnskaber og økonomistrategier af en ekspert, uden du har behov for en fastansat til denne funktion.

9. Outsourcing af HR-området
Mange selvstændige bruger en tredjedel af deres arbejdstid på personaleadministration. Du kan outsource løn- og personaleadministrationsopgaverne til nogen, der udelukkende fokuserer på den slags opgaver og de indberetningsfrister, der er forbundet med dem.

10. Hold færre personalemøder
Mindre snak, mere handling. Udbyttet af personalemøder er ifølge flere undersøgelser sparsomt. Hvis det er nok at sende e-mail-updates eller uddelegere opgaver direkte til den enkelte medarbejder, så gør det i stedet for at bruge hele firmaets arbejdstid. Dine ansatte vil sætte pris på klarhed og kortfattethed.

11. Spørg dine kunder
Er det virkelig de rigtige salgsstrategier, du bruger? Lav korte markeds- og brugerundersøgelser på svarkort eller web til dine kunder. Bed dem udfylde nogle få punkter om din service. Nogle gange kan det hjælpe med at afdække kommunikationsfejl og spare dine kræfter, hvis dine markedsføringsforsøg alligevel ikke vækker genklang hos kunderne.

12. Indgå strategiske partnerskaber
Lav alliancer med virksomheder, der ligger i nærheden af dig geografisk eller som er beskæftiget i brancher, der er i slægtskab, men ikke konkurrence, med din egen. Strategiske partnerskaber kan bruges til fælles reklamekampagner og effektiv netværksdannelse. Hvis andre hjælper med at synliggøre din virksomhed - mod samme tjeneste - fordobler du automatisk dit netværk og din potentielle kundekreds.

13. Gå direkte til kunden
Internettidsalderen lægger op til, at man møder sine kunder i øjenhøjde. Den mest direkte vej til kunden er via hans eller hendes computerskærm, så tænk i internetannoncering og e-handel, hvis dit produkt egner sig til det.

14. Få dit budskab igennem
Vi bliver i dag oversvømmet med informationer, så det gælder om at simplificere sit budskab, hvis det skal trænge igennem strømmen.

Begræns din markedsføring til et hovedbudskab om ugen (et nyt produkt, et tilbud, et nyt partnerskab osv.), som bliver kommunikeret via alle kanaler samtidigt (annoncering, internet, medier, sælgere, netværk, kundeservice osv.). Så sikrer du ensartethed i, hvad der kommunikeres om din virksomhed og en enkelhed i forhold til omverdenen.

15. Begræns dig
Det vigtigste råd til den moderne virksomhedsleder er og bliver: Lær at uddelegere dine arbejdsopgaver. Sørg for at have plads i din kalender, og vurder løbende, hvor realistiske dine planer er. Du bliver kun en bedre leder af at slippe kontrollen på de områder, hvor din indsigt ikke er påkrævet, og du får mere overskud til at gøre det, du gør bedst.

UDVALGTE KURSER

I ET STOLT SAMARBEJDE MED

Endnu ikke bruger på IVÆKST? Opret dig her