Trygge kunder er vigtige

Det kan overraske, hvor mange af dine kunder, der bekymrer sig om den sikkerhedspolitik, du opretholder som virksomhed. Da kundeinformation er et vitalt input til din forretning, bør du altid have en politik for dette. Uanset om virksomheden er online eller ej.

En sådan politik omfatter mere end blot at erklære, at alt hvad du ved om kunderne og medarbejderne vil være sikret for tid og evighed. Nedenfor følger syv retningslinjer, som kan hjælpe dig med at udvikle en ordentlig politik om beskyttelse af personlige oplysninger eller muligvis forbedre den, du har.

Tip 1: Gennemgå eksisterende fremgangsmåder ved beskyttelse af personlige oplysninger

Det første trin mod at udvikle en effektiv og omfattende politik om beskyttelse af personlige oplysninger er at gennemgå, hvilke rutiner for beskyttelse der evt. allerede er på plads.

Kontroller, hvilken type data du indsamler, hvordan de indsamles, hvor og hvordan de gemmes og andre elementer vedrørende personlige oplysninger. Bruger du f.eks. cookies, der identificerer dem, der besøger dit websted? Find ud af, hvem i dit firma der indsamler private oplysninger, og hvem der har adgang til dem.

Tip 2: Fastlæg juridiske krav

Det, du indføjer i din politik om beskyttelse af personlige oplysninger, er muligvis ikke kun noget, som du bestemmer. I takt med den voksende offentlige bekymring vedrørende beskyttelse af personlige oplysninger, er antallet af formelle offentlige krav, om hvad bestemte politikker om beskyttelse af personlige oplysninger skal indeholde, stigende. For virksomheder med aktiviteter inden for sundhedssektoren eller den finansielle sektor er der f.eks. ofte meget specifikke krav, der skal overholdes mht. beskyttelse af patienters eller klienters personlige oplysninger.

Tip 3: Giv dine kunder detaljerede oplysninger om, hvordan du vil bruge de oplysninger, de giver

Sørg for at medtage de problemstillinger, som du ikke er tvunget til at nævne - men som du står dig bedst ved at komme ind på. Selvom politikker om beskyttelse af personlige oplysninger varierer meget fra én virksomhed til en anden, følger nedenfor en kort huskeliste over de informationer, du bør dele med dine kunder. Fortæl dem:

• Hvilken type personlige oplysninger du indsamler og hvorfor. Vær så præcis som muligt
• Fortæl hvorfor og hvordan du vil bruge oplysninger fra undersøgelser, konkurrencer, specialtilbud og andre begivenheder og programmer
• Hvordan de indsamlede oplysninger gemmes, både online og offline
• Hvordan og hvorfor oplysningerne deles med andre
• Hvorfor og om du vil bruge oplysninger, der specifikt vedrører kundernes aktivitet på dit firmas hjemmeside
• Hvordan kunderne kan få adgang til de personlige data, du måtte have om dem
• Tilbyd kunderne mulighed for at trække sig ud af bestemte programmer

Tip 4: Få om nødvendigt en advokat eller en specialist inden for beskyttelse af personlige oplysninger til at udarbejde eller gennemgå din politik

Når du har en fornemmelse af, hvad du vil have med - og hvad du juridisk er forpligtet til at tage med - i en politik om beskyttelse af personlige oplysninger, kan du begynde at nedfælde dine tanker på tryk. Sørg for at undersøge, hvad du kan finde på internettet. Der er en række websteder med nyttige retningslinjer til, hvilken type indhold du evt. kan overveje til din politik om beskyttelse af personlige oplysninger. Du kan prøve selv at udforme en politik om beskyttelse af personlige oplysninger, men hvis du gør det, er det fornuftigt at få en advokat eller en ekspert inden for området til at gennemgå den. En anden mulighed er at hyre en advokat eller en specialist inden for beskyttelse af personlige oplysninger til at udforme politikken for dig.

Tip 5: Overse ikke medarbejderne i din politik om beskyttelse af personlige oplysninger

For mange omfatter politikker om beskyttelse af personlige oplysninger udelukkende klienter og kunder. Men det kan være lige så vigtigt at have nogle skriftlige retningslinjer for, hvordan du bruger personlige oplysninger om dine medarbejdere. Nogle firmaer vælger at indarbejde retningslinjer for beskyttelse af personlige oplysninger om medarbejdere i samme dokument, som dækker kunderne. Hvis problemstillingerne er tilstrækkeligt klare, kan det imidlertid være en god ide at have en politik om beskyttelse af personlige oplysninger, som specifikt vedrører medarbejderne. Få i denne forbindelse råd fra en advokat eller en specialist inden for området.

Tip 6: Udnævn en medarbejder, der fortløbende skal føre tilsyn med beskyttelsen af personlige oplysninger

Beskyttelse af personlige oplysninger er ikke et problem, der forsvinder. Og det kræver derfor din fortsatte opmærksomhed. Hvis din virksomhed er lille, kan det betyde, at beskyttelse af personlige oplysninger skal føjes til en medarbejders eksisterende ansvarsområder.

7. Overhold altid din politik om beskyttelse af personlige oplysninger

Hvis og når du har en politik om beskyttelse af personlige oplysninger på plads, skal du sikre dig, at du og evt. medarbejdere følger den til punkt og prikke. Du vil sandsynligvis opdage, at det er en god ide at involvere medarbejderne i oprettelsen af politikken, så de samarbejder om den, fordi de føler et vist ejerforhold.

Men igen kan det gøre denne opgave meget lettere, hvis en medarbejder er ansvarlig for problemer i forbindelse med beskyttelse af personlige oplysninger. Og selvom det kun drejer sig om at holde ugentlige møder for at minde medarbejderne om, hvor vigtigt det er at overholde politikken om beskyttelse af personlige oplysninger, skal du ikke gå ud fra, at det er nok blot at have en erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Når du har en politik om beskyttelse af personlige oplysninger, skal du sikre dig, at dine kunder kan finde den. Sørg for at oprette et meget synligt hyperlink på dit websted, især på de sider hvor du beder om oplysninger fra kunderne, f.eks. tilmelding til nyhedsbreve eller til en side til e-handel. Medtag den også i alle formularer eller andet trykt materiale, som du bruger til at indsamle oplysninger om dine kunder.