Sæt virksomheden i gear med projektledelse

Mange tror fejlagtigt, at projektledelse kun er for større virksomheder, men projektledelse er et effektivt styringsværktøj for virksomheder uanset størrelse. Som du sikkert allerede ved er produktivitet og effektivitet ikke et spørgsmål om størrelse, men om at arbejde smart. Det er essensen i projektledelse.

Processer forbedrer resultater

Projektledelse er videnskaben om at få tingene gjort. Problemet i de fleste virksomheder er, at der ikke er nogen proces for effektivt  arbejde. Som ejere af virksomheder, begår vi ofte den fejl at tro, at når vi er små, har vi ikke behov for at fokusere på processer. Men selv en enkeltmandsvirksomhed, skal hele tiden søge en standardiseret og effektiv måde at arbejde og håndtere projekter på. Ifølge en undersøgelse fra Center for Business Practices i USA er den største udfordring for at skabe effektivitet i mindre virksomheder at arbejde systematisk med projektstyring. Manglende projektstyring betyder modsat dårlig performance, tabte penge, spildt tid og tempo og dermed risiko for at miste forretningsgrundlaget.

Hvor gemmer projekterne sig i din virksomhed?

Tænk din virksomhed igennem for projekter. Et projekt er ikke nødvendigvis tilknyttet et stort budget eller er afhørende for din virksomheds kortsigtede overlevelse. Et projekt er enhver aktivitet i din virksomhed, som har en særskilt leverance og en klar begyndelse og afslutning. Hvis du tænker dig om finder du masser af disse både i virksomheden og i hjemmet. Spørgsmålet er: Hvordan styrer vi dem? Hvis du er iværksætter, har du så de fornødne projektlederevner til at opbygge din forretning? Og har du ansatte, er der nogen med evnerne, der kan spare dig tid og penge?

Den gode nyhed om projektledelse er, at det er nemt og intuitivt at lære og kan understøttes med simple web-baserede værktøjer, der er skræddersyet den mindre virksomhed. Projektledelse handler om at ændre tænkning og se dine mål i processer og aktiviteter, der skal efterfølge hinanden med størst mulig effektivitet og mindst mulig risiko.

Kom godt i gang projektledelse - Power tips

1. Kend de faktorer der driver værdi for din virksomhed. Start med at implementere projektstyring dér hvor det er vigtigtst.
2. Vælg hviken tilgang du vil have til disciplinen ud fra dit temperament. Vælg ikke noget for stort og kompliceret, og bland ikke det hele sammen i en pærevælling.
3. Vær tro mod din beslutning. Det nytter ikke noget at have værktøjer og gode argumenter, hvis I alligevel falder tilbage på gamle rutiner.
4. Få folk på alle niveauer til at tilegne sig den måde du vil kører projekterne på. Hvis I kun er to eller fire i virksomheden er det mindst ligeså vigtigt, at I kører efter samme metode.
5. Involvér dine eksterne samarbejdspartnere, så I kan styre og forventningsstyre sammen.
6. Fokusér på at få nogle hurtige gevinster. Vær ikke for ambitiøs i begyndelsen. Succes motiverer og udvikler dine og organisationens evner.

Hvad betyder projektstyring for bundlinjen

Projektledelse påvirker bundlinjen. Flere har forsøgt at dokumentere det. Standish Group har konservativt skønnet, at 20 % af ressourcerne i en virksomhed spildes, fordi virksomhederne ikke har en konsekvent tilgang til projektledelse. Forskning viser, at projektstyring forbedrer effektiviteten med op til 50 % for det første projekt, og udviklingen kan fortsætte i hvert nyt projekt, hvis virksomheden løbende udvikler sine værktøjer og kompetencer.

Hvad kan du opnå?

Når projektledelse bider sig fast i din organisation, kan du geare din virksomhed til helt nye ambitioner. 

1. Hastighed som en konkurrencefordel

Både internt i din virksomhed - og i jeres samarbejde med andre - kan mennesker, der kender og forstår en fælles projektstyringsmetode planlægge og arbejde effektivt sammen.

2. Tænk i mål og nå dem

Projekledelse tvinger dig til at planlægge og sætte mål. Når der er én fælles, enkel tilgang til projektledelse og korrekte værktøjer til rådighed, er alle tilskyndet til at gennemføre deres aktiviteter og nå deres mål, sammen og hver for sig. Når man har deadlines og aktiviteter får man bare tingene gjort.

3. Du behøver ikke starte ved Adam og Eva

Ved en systematisk projektledelse får du også indsamlet erfaringer og delt dem med projektholdet. Det giver en ballast for alle, som kan bruges på næste projekt. Du forfiner hele tiden virksomhedens evne til at levere, og du skal ikke genopfinde den dybe tallerken hver gang.

4. Handling og færdiggørelse

En nem projektstyringsmetode giver din virksomhed en ramme, der gør det muligt for folk at gå fra visioner og gode intentioner til handling og resultat. Projektstyring tvinger jer til at køre projekterne til ende, så det ikke længere sejler med halvfærdige initiativer og lange to-do lister.

5. Tænk i ressourcer

I projektstyring skal du altid tænke i tilgængelige ressourcer. Du bliver tvunget til at forholde dig til og forudse flaskehalse på enkeltprojekter og alle virksomhedens projekter samlet.  Du tænker i investeringer og får en realistisk vurdering af udbyttet.

6. Der er forskel på kaos og fleksibilitet

Nej, det er ikke nogen undskyldning at mere struktur går ud over virksomhedens fleksibilitet, smidighed og innovation. Projektstyring er tværtimod grundlaget for at træffe de rigtige beslutninger, når forudsætningerne ændrer sig. Uden styring hersker kaos og tilfældighed.