For at du kan lede din virksomhed optimalt, er det nødvendigt at få etableret et rapporteringsværktøj, der sikrer sammenhæng mellem planer og de faktiske aktiviteter.

Din forretningsplan består af den "bløde" beskrivelse af din virksomheds målsætninger og visioner og budgettet, som udgør den talmæssige fremstilling.

Når en aktivitet bliver gennemført, er ledelsesrapporten den opfølgning, der finder sted i forhold til planer og budget.

Ledelsesrapporter skal - hvad enten de er daglige, ugentlige, månedlige, kvartalsvise, halv- eller på helårsbasis - sikre , at der altid bliver fulgt op på de godkendte planer og visioner.

Til at skabe overblik over de udførte aktiviteter anvender mange virksomheder en kontoplan. Kontoplanen sikrer, at virksomheden er i stand til at registrere aktiviteterne korrekt. Alt bliver registreret. Indtægter, omkostninger og investeringer. Kontoplaner findes som standarder for virksomhedstyper eller branchesegmenter. Standarderne er tilpasset virksomhedens aktiviteter og gældende lovgivning, og de bliver tilpasset efter det konkrete behov.

Til kontoplanen følger en konteringsvejledning. Den sikrer, at alle poster bliver præsenteret ens i kontoplanen og med tilhørende bilag.

Samlet set opstår der sammenhæng mellem plan, budget og aktivitet. Ledelsen kan altid følge godkendte planer og hurtigt opsamle afvigelser.

Ledelsesrapportering kan udformes på mange måder, men informationerne skal være konkrete, så de ikke skaber forvirring, men overblik og mulighed for et godt beslutningsgrundlag.