Økonomifunktionen er stresset, den almindelige drift hober sig op, og du ender med at gå på kompromis med kvaliteten for at overholde din deadline. Er det årsregnskabs­afslutningen i din virksomhed? Sådan behøver det ikke at være! Her får du en række gode råd til, hvordan du opnår en hurtig og effektiv årsafslutning i høj kvalitet.

1. Hurtig og effektiv årsregnskabsafslutning

En årsafslutning er mere tidskrævende at gennemføre end en almindelig månedsafslutning. Men hvis du følger nogle enkle råd, kan du minimere dit tidsforbrug i forbindelse med årsafslutningen. Hvis din virksomhed hver måned eller hvert kvartal foretager systematiske afstemninger, vurderer konti i balancen og gennemgår driftskonti kritisk, er der ikke lang vej til et komplet årsregnskabsmateriale.

1.1 Afstem forventninger med revisor

Tal - i god tid - med revisoren om, hvad materialet skal indeholde, og hvordan det skal udarbejdes. Det optimale er at få en arbejdsplan fra revisoren, som indeholder en specifikation af, hvad der skal indgå i revisionsmaterialet, f.eks. hvilke bilag der ønskes kopier af, dokumentation for værdiansættelse af varelageret samt opgørelse af reservation mod tab på debitorer. Drøft med revisor om der er områder, der lægges særlig vægt på, som virksomheden kan være med til at belyse i materialet. Aftal desuden, om materiale som f.eks. balance, bilagskopier og afstemninger skal afleveres på fil eller i papirformat.

1.2 Planlæg årsafslutningen

Lav en realistisk plan med alle relevante deadlines. De kan være internt afhængige og skal derfor udføres i en bestemt rækkefølge, f.eks.:

• Fastlæggelse af ansvars- og opgavefordeling
• Tidspunkt for seneste fakturering
• Indlevering af udlæg
• Godkendelse af købs- og omkostningsbilag
• Lukning for bogføring
• Færdiggørelse af afstemningsmaterialer

Planen skal kommunikeres ud til alle involverede medarbejdere og afdelinger for at sikre commitment.

1.3 Forbered "stamdata"

På en række områder kan I tage forskud på årsafslutningen ved at starte, inden regnskabsåret er omme. F.eks. ved at:

• Kopiere eller scanne bilag vedrørende til- og afgange af anlægsaktiver
• Kopiere eller scanne nye leasing-, leje- og låneaftaler
• Kopiere eller scanne referater fra generalforsamling og bestyrelsesmøder
• Kopiere eller scanne seneste årsopgørelse fra SKAT
• Fremfinde relevante kontrakter
• Forberede øvrige stamdata, som revisoren ønsker i henhold til arbejdsplanen

1.4 Lav en "miniårsafslutning"

Foretag en "miniårsafslutning" måneden inden regnskabsårets afslutning. Udarbejd alle afstemninger og specifikationer, og foretag en kritisk gennemgang af resultatopgørelse og balance, som I ville gøre det ved årsafslutningen. På den måde skal I alene koncentrere jer om den seneste måneds posteringer, når regnskabsåret slutter.

2. Kvalitet ind => kvalitet ud

Kvaliteten i materialet opstår ikke ved årsafslutningen. Det er en løbende proces, der starter allerede ved registreringen af de enkelte bilag/fakturaer. For at få så høj kvalitet som muligt i det grundlæggende materiale, gælder det om at styrke de processer, hvor data bliver genereret og valideret. Derudover skal der fastlægges kriterier for periodiseringer og hensættelser samt opstilles kontroller, der sikrer, at kriterierne bliver overholdt.

Der er flere områder i forbindelse med årsafslutningsprocessen, som kan afstedkomme problemer - hvor er jeres udfordringer?

• Bogføringsprocessen
  Definer relevante arter og dimensioner.
  Udarbejd konteringsvejledning.
  Lav en klar og velfungerende godkendelsesprocedure.
• Regnskabspraksis
  Fastlæg en metode til skøn og vurdering af f.eks. færdiggørelsesgrad af projekter, varelager og tilgodehavender.
  Fastlæg beløbsgrænser og praksis for periodiseringer og hensættelser.
  Fastlæg hyppighed og praksis for bogføring af afskrivninger.
• Afstemninger
  Sørg for, at alle balanceposter er afstemt til ekstern dokumentation eller specificeret.
  Anvend standardskabeloner til afstemning.
  Tag stilling til alle åbne poster i afstemningerne.
  Udarbejd lønafstemning og afstemme Indkomst.
  Afstem årsrapportmaterialet til råbalancen.
• Controlling
  Gennemgå relevante resultat og balance konti.
  Sammenlign realiserede tal med budget samt sidste år - forklar eventuelle afvigelser
  Bevar den kritiske sans - ser det forretningsmæssigt korrekt ud, og giver det mening?

3. Evaluer og tilpas rutinerne

For at forbedre årsafslutningsprocessen er det vigtigt, at I evaluerer årets proces umiddelbart efter gennemførelsen. Det gælder både internt i virksomheden - såvel økonomiafdelingen som øvrige involverede afdelinger: Er snitfladerne helt klare? Er processerne omkring års- og periodeafslutningerne hensigtsmæssige? Er der opgaver, der med fordel kan IT understøttes? - og eksternt i forhold til revisionen: Er der specifikationer, der er overflødige? Burde der have været lavet yderligere analyser? Har der manglet dokumentation for nogle af regnskabsposterne?

Årsafslutning