Her er fire simple råd, der kan virke indlysende og ligetil at implementere, men som måske endnu ikke er en del af dine rutiner. Nogle enkle tiltag på organiseringsområdet kan være med til at reducere stress i din hverdag og skabe overblik.
1. Beskyt dine elektroniske data
Et computersammenbrud eller virusangreb kan føre til store tab af dokumenter, fotos, kontaktoplysninger og andre værdifulde elektroniske data for din virksomhed. Det er et sandt mareridt at rydde op, gendanne og generhverve tabte filer efter et sammenbrud, mens det er relativt simpelt og billigt eller endda gratis at sikre sig, det aldrig bliver nødvendigt.
Backup
Lav backup af dine vigtige data på en ekstern harddisk eller, endnu mere sikkert, backup online. Mange firmaer tilbyder netop online backup, og mange af disse webbaserede services kan desuden programmeres til at tage automatisk backup af dine filer, f.eks. hver uge, dag eller time, alt efter behov.
Sørg for at din IT-sikkerhed er i top
Følg som minimum disse råd:
- Opdater din software. Hackere morer sig med at finde og udnytte fejl og smuthuller i populære softwareprodukter.
- Beskyt mod virus. Virus, orme og trojanske heste er skadelige programmer, der "inficerer" computeren, og som kan forvolde megen skade.
- Installer en firewall. Som en voldgrav rundt om en borg kan en firewall blokere udefrakommende personer fra at få adgang til dit private netværk.
2. Organiser dine hardcopies (udprintede dokumenter)
Det kan være nødvendigt at have hardcopies af nogle dokumenter, f.eks. kontrakter, juridiske dokumenter og forretningsaftaler. Så print dem ud, og sørg for at opbevare dem i et overskueligt arkiv, der gør det let at finde dem.
3. Organiser dine adressekartoteker
Nøglen til et godt adressekartotek er at bruge det intelligent. Kan du f.eks. huske, hvad dén grafiske designer, du mødte kortvarigt til en reception for halvandet år siden, hedder næste år, når du står og har brug for hende? Med en detaljeret database kan du finde hendes kontaktinformationer, selv hvis du ikke kan huske hendes navn. Organiser dine kontakter efter deres jobfunktion eller forbindelse til din virksomhed.
4. Før én kalender
I et travlt forretningsliv er det nødvendigt at have én masterkalender, hvor både forretningsforpligtelser og private aftaler indgår. Det er den eneste vej til, at du kan undgå dobbeltbookinger og sikre dig, at der er plads til pusterum og fleksibilitet i dit program.
Webkalendere
Vælg den slags kalender, du har det bedst med. Et godt råd er dog at undgå webbaserede kalendere, som du ikke kan slå op i hvor som helst. De er til gengæld optimale for flere brugere, der skal koordinere aftaler og begivenheder, som f.eks. en virksomheds medarbejdere eller familiemedlemmer.
