Kørselsregnskab er det centrale bevis i sager om fri bil for ansatte. Er der ikke ført kørselsregnskab, er risikoen for at blive beskattet af fri bil stor. Det er vigtigt, at du som virksomhedsleder kender reglerne.
Hvert år vinder skattemyndighederne et stort antal skattesager om beskatning af værdi af fri bil. Sagerne opstår, fordi virksomhederne og de ansatte ikke er opmærksomme på reglerne. De fleste virksomheder har ikke en politik om, hvordan de ansatte må bruge virksomhedens biler, og er der endelig formuleret en politik, bliver den ofte ikke efterlevet i praksis.
Rådigheden beskattes
Hvis skattemyndighederne i deres sagsbehandling kommer frem til, at én af dine ansatte har fri bil, bliver vedkommende beskattet af minimum 40.000 kr. Det er rådigheden over bilen og ikke omfanget af kørslen, der beskattes. Der har været situationer, hvor myndighederne ville beskatte en ansat, uanset at han ikke havde kørt i bilen. Der har også været situationer, hvor en ansat er blevet beskattet med 40.000 kr., uanset at bilens værdi har været langt under 160.000 kr.
Da det er rådigheden, der beskattes, skal både du som arbejdsgiver og den ansatte altså overveje, om der skal være fri bil til rådighed eller ej. For at undgå, at skattevæsnet statuerer rådighed, skal I som minimum indgå en aftale, hvor den ansatte fraskriver sig adgangen til at benytte bilen privat. Du skal som arbejdsgiver kontrollere, at din medarbejder overholder aftalen.
Hovedaktionærer bør føre kørebog
Reglen om fraskrivelse af privat brug gælder efter praksis ikke for hovedaktionærer. Det sikreste bevis for, at bilen ikke er til rådighed, er, at der føres kørebog. For hovedaktionærer er dette i praksis det eneste bevis, skattevæsnet godtager, når virksomhedens bil står på hovedaktionærens private adresse, eller når hovedaktionæren deler privatadresse med selskabet.
Er der ikke indgået en aftale om fraskrivelse af privat anvendelse med samtidig kontrol fra arbejdsgiverens side eller ført en kørebog, har skattevæsnet indtil videre næsten uden undtagelse regnet det for fri bil med beskatning til følge.
Et kørselsregnskab skal angive km-standen ved dagens start. Alle kørsler skal tilføres kørebogen med angivelse af destination, formålet med den erhvervsmæssige kørsel og antal kørte km samt hvorvidt kørslen er privat eller erhvervsmæssig.
