Spring over køen til vores gratis kurser. Tilmeld vores nyhedsbrev nu:
Gratis viden, kurser og webinarer inden for online markedsføring og drift af små virksomheder

Hvad kan vi hjælpe med?

IT der understøtter din forretning

471

Hvordan sikrer du, at virksomheden får mest muligt ud af de IT-løsninger, du investerer i? Der er ingen grund til at udstyre virksomheden med systemer, som ikke tilfører reel værdi - i form af effektivitet, produktivitet og innovation. Effektiv IT er IT, der spiller sammen med virksomheden om at nå de mål, du har sat.

Her kan du læse om, hvordan du skaber overensstemmelse mellem virksomhedens IT og de forretningsmæssige målsætninger. Og om hvordan du måler succesen af dine IT-investeringer.

357

Forstå din forretning

IT-funktionen i enhver virksomhed handler som minimum om at samle, behandle, lagre og distribuere data eller informationer. IT skal understøtte din forretning, men hvis ikke du har en klar forståelse af din forretning og en ide om, hvordan den skal udvikle sig, kan du ikke sikre dig, at du får noget ud af investeringerne i IT.

Du skal derfor identificere dine mål, lige som du gjorde det i din forretningsplan.
Dine mål kunne være at:

  • Øge kundeservicen og kommunikere med kunder og leverandører mere effektivt
  • Mindske dine omkostninger ved at strømline dine forretningsgange
  • Øge dine medarbejderes produktivitet
  • Kunne reagere hurtigere på ændrede markedsforudsætninger
  • Udvikle måden du håndterer, deler og bruger information i din virksomhed på

Først når du har afklaret dine mål, kan du forholde dig til, hvilken teknologi der kan hjælpe dig med at nå dem.

Udover at klarlægge dine mål, skal du også afdække, hvad du gør, og hvordan du gør det. Du skal først og fremmest kunne beskrive:

  • Hvordan virksomheden er organiseret
  • Hvordan ansvaret er fordelt
  • De formelle og uformelle arbejdsgange
  • Dit marked
  • Dine produkter
  • Nøglekunder, nøgleleverandører og forretningspartnere

Du kan supplere beskrivelsen af, hvordan din virksomhed fungerer ved at kigge på, hvordan virksomheden forandrer sig som følge af både interne og eksterne faktorer. Det kan være:

  • Lovgivning
  • Nye udviklinger i måden at gøre forretning på
  • Nye teknologiske udviklinger
  • Udviklinger drevet af kunderne
  • Udviklinger drevet af leverandører

Det er vigtigt at forstå, hvordan forandringerne påvirker din forretning og som konsekvens heraf, hvordan IT kan understøtte udviklingen. Det sikrer, at enhver IT-investering, du laver her og nu, vil understøtte din forretning på længere sigt.

490

Få IT til at spille sammen med forretningen

For at identificere det eller de IT-systemer, der kan understøtte og tilføre værdi til din virksomhed, kan du - med udgangspunkt i dine overordnede mål - kortlægge din virksomheds måde at gøre tingene på og opstille delmål på de væsentligste funktionsområder.

Eksempelvis:

  • Organiseringen af de funktionsområder der understøtter din overordnede målsætning. For eksempel økonomiafdelingen, salgsafdeling osv.
  • Delmål for hvert funktionsområde der bidrager til det samlede resultat. Hvis dit mål er, at du vil kunne ekspedere en ordre på 48 timer, skal du sætte delmål for hvert af de områder, der vil gøre slutmålet muligt: Salg, ordrebehandling, lagerstyring, distribution osv.
  • Du kan derefter sætte et målbart niveau, du ønsker at nå på hvert funktionsområde

For at samle al den information, du behøver, kan du:

  • Identificere de vigtigste aktiviteter, der bidrager til den overordnede målsætning inden for hvert funktionsområde, du har identificeret
  • Kortlæg, hvilken information der er nødvendig for at gennemføre aktiviteten
  • Undersøg, om dele af kommunikationen/databehandlingen kan standardiseres eller automatiseres. Måske kan du bruge en skabelon til dine breve og automatisk indsætte navne og adresser. Det kan også være, at du kan lave dine fakturaer automatisk ved at kombinere leveringsvilkår med priser.

Hele denne gennemgang vil give dig overblik over, hvilke IT-systemer, der bedst understøtter din forretning.

Næste skridt er at afgøre, hvilken type IT du behøver for at få det hele til at virke sammen.
Du skal nu lave din IT-strategi. En langsigtet plan der beskriver, hvorfor og hvordan din virksomhed vil bruge IT til at opnå de forretningsmæssige målsætninger.

193

Lav en IT strategi

Du skal bruge en IT-strategi fordi:

  • Den beskriver, hvordan du sikrer, at du køber og bruger systemer, der er kompatible og kan dele data
  • Den beskriver, hvordan du introducerer et standardiseret IT-system på tværs af virksomheden, der gør uddannelse og support så enkelt og tilgængeligt som muligt
  • Den beskriver karakteren af IT investeringen, så kun de projekter, der bidrager til den overordnede målsætning, realiseres

Planlægning er essentiel, når du investerer i IT. Du skal vælge systemer (både hard- og software), der kan vokse med din virksomhed og tilpasse sig skiftende behov.

Start med at definere dine systemkrav - og lav så en beskrivelse af den valgte standard: En klar opgørelse over samtlige hardware- og softwarekomponenter, der skal indgå i virksomhedens IT-system. Opgørelsen skal bl.a. indeholde operativsystem(er), hardwaretyper og al den software, I har brug for. Også netværksforbindelser skal tænkes med.

538

Vigtige elementer i din IT-strategi

En IT-strategi er baseret på de systemkrav, du har defineret. En typisk IT-strategi har en horisont på tre til fem år og indeholder følgende aktiviteter:

  • Skab et overblik over dit nuværende hardware og software. Overvej, hvor lang levetid det har
  • Sammenlign dit nuværende grundlag med de krav, du har defineret på baggrund af din forretningsmæssige analyse. Hvor stor overensstemmelse er der?
  • Træf beslutning om, hvilke standarder du vil basere din fremtidige IT på
  • Fastlæg den IT-infrastruktur og tilhørende support, der skal til for at nå fra den nuværende til den fremtidige situation. For eksempel kan det være, at du ønsker at øge antallet af pc"ere. Tilsvarende skal du også overveje, om dit netværk kan understøtte det, og hvordan du får ressourcer til at understøtte flere pc"ere
  • Tjek op på virksomhedens netværksbehov - fra de lokale til de globale
  • Lav en projektplan for implementeringen. Planen skal have en start og en slutdato, som bygger bro mellem din nuværende IT og den fremtidige
  • Lav en projektplan for vedligeholdelse
  • Estimer omkostningerne, så du har et groft overblik over, hvor meget du skal bruge, og hvornår omkostningerne falder. Du kan basere dine estimater på egne undersøgelser eller bede leverandøreren om at specificere omkostningerne for de løsninger, du har valgt
  • Gennemgå hele IT-strategien og dobbelttjek, at den stemmer overens med din forretningsplan
96

Bliv effektiv med IT

IT kan forbedre dine forretningsgange på flere måder. Særligt er det værd at beskæftige sig med, hvordan IT kan øge din og dine medarbejderes produktivitet og effektivitet.

Selv enkle tiltag kan dramatisk øge outputtet af din virksomhed. Overvej for eksempel:

  • Økonomistyring - gør bogføring hurtigere og mere præcis
  • Office applikationer - gør dig i stand til at standardisere din kommunikation
  • E-mail - øger din interne og eksterne kommunikation
  • Systemintegration - sammenhæng mellem systemer med leverandører eller kunder kan øge produktiviteten gennem hele værdikæden
  • Intranet - en række internetsider, der kun er tilgængelige for mennesker i din virksomhed. En effektiv måde at kommunikere og give adgang til information, skabeloner og vigtige dokumenter
  • Ekstranet - giver eksterne partnere som kunder og leverandører adgang til vigtig information og mulighed for at samarbejde med dig

Alle virksomheder skal holde øje med deres udgifter for at kunne maksimere profit og forblive konkurrencedygtige. Her spiller den rigtige teknologi en central rolle.

Du bør konstant reducere dine administrative omkostninger - for eksempel ved at integrere din e-handel med din lagerstyring og bogføring.

En videreudvikling kan være, at dine produkter har unikke koder og kan scannes, så du har total kontrol med din lagerstyring og leveringskæde.

Du kan vælge at benytte en ekstern IT-leverandør til at håndtere megen af din IT, så du ikke bruger alle dine ressourcer på det. Du kan også lease/leje udstyr og programmer.

172

Skab effektive og stærke relationer

Enhver virksomhed har et netværk af kunder og leverandører. Dette kalder man forsyningskæden. At optimere forsyningskæden gennem IT kan virkelig skabe resultater for din virksomhed.

En forbedring af kommunikationen med dine kunder og leverandører sparer tid og energi, men giver dig også mulighed for at reagere meget hurtigere. Hvis du for eksempel involverer din forsyningskæde i din produktudvikling, har du større muligheder for at ramme rigtigt første gang. Du kan eksempelvis etablere et ekstranet til at indsamle tilbagemeldinger fra kunder og leverandører.

Standardiserede forretningsdokumenter som ordrespecifikationer og fakturerer sparer dig for tid og penge, når du kan udveksle dem elektronisk.

Ved at bruge information mere effektivt, for eksempel ved at kortlægge kundeprofiler ud fra deres købsadfærd, kan du få en langt bedre forståelse for kundernes behov og deres behov for service. Der er mange teknologiske værktøjer til netop denne type opgaver. Et kundesystem kan hjælpe dig med at holde styr på, organisere og planlægge kontakten med dine kunder. Med den rigtige software og hardware kan dine ansatte få adgang til kundeoplysninger, når de står hos kunden.

Overvej også, hvordan mobile løsninger kan hjælpe med at øge din kundeservice. Det kan være, at en sælger, som er på kundebesøg, kan vise kunden flere løsningsforslag hentet fra virksomhedens netværk og sende ordren direkte - mens han står hos kunden.

144

Udnyt nye muligheder

Væksten i brugen af internettet og andre netværksteknologier har gjort det muligt for virksomheder at udnytte nye muligheder hurtigere og tilpasse sig nye måder at arbejde på.
At være den første med et nyt produkt eller den hurtigste til at reagere på en markedsudvikling kan være afgørende for din forretningsmæssige succes. Overvej derfor, hvordan du kan være innovativ i din brug af ny teknologi til at realisere forretningsmuligheder.
Eksempler kan være:

  • Overvåg ændringer i markedet - brug e-mail og online spørgeskemaer til at indhente tilbagemeldinger fra kunder på nye funktionaliteter, de finder interessante
  • Følg andre markeder, der er foran dit eget, så du kan observere nye trends. Der er et væld af markedsinformation og produktinformation på nettet, du kan bruge til at identificere nye udviklinger
  • Find ud af, hvad dine konkurrenter gør, og hvordan de klarer sig ved at observere deres elektroniske kommunikation og ved at fortage spørgeskemaundersøgelser
  • Forkort den tid, det tager at lancere et produkt ved at bruge digitale værktøjer og informationsdelingssystemer

Internettet giver dig mulighed for helt fundamentalt at ændre på din forretningsmodel. E-handel og mobile teknologier åbner for tiltag, der var utænkelige for bare få år siden.
Eksempler på nye forretningsmodeller:

  • Sæt en internetforretning op, der altid er åben, og som kan sælge dine produkter på alle verdens markeder
  • Dine kunder kan selv løse deres forespørgsler ved at gå på dit website og finde den information, de behøver
  • Etabler fjernarbejdspladser, så dine medarbejdere kan arbejde hjemmefra, og stadig arbejde tæt sammen gennem projektprogrammer, e-mail og intranet
251

IT: Levering og support

Den virkelige test af, hvor effektivt din virksomhed bruger IT sker, når du skal implementere nye systemer. For at høste alle de fordele du har identificeret, skal alle benytte systemet effektivt. Her er ledelse, forandringsstyring, implementering og support afgørende.

Implementering af IT-systemer kræver detaljeret planlægning og ledelse. En leverandør vil typisk tilbyde en form for projektledelse under implementeringen. Pas på, det ikke bliver en god undskyldning for ikke selv at deltage aktivt. Hvis ikke du og din virksomhed tager del i implementeringsprocessen, risikerer du, at det hele kører af sporet. Du skal have stram styring af din organisation og leverandøren, så alle parter lever op til deres forpligtelser.

Leverandøren tager sig ofte af selve installationen af systemet. Har du en intern IT-afdeling, skal den involveres, så de kan supporte efterfølgende. Det er vigtigt at overvåge, at installationen lever op til de specifikationer, der er aftalt. Al hardware og alt netværksudstyr skal leveres, og al software skal installeres. Som en del af softwareinstallationen, skal alle de output, som systemet skal levere, sættes op og være klar til at køre. Det kan være ugentlige salgsrapporter eller månedlige debitorrapporter.

Nogle systemer kræver meget omfattende træning, mens andre er mere ligetil at lære at bruge. Dette er vigtigt at tage med i overvejelserne.

Undervisning er helt essentiel, for at alle medarbejdere kan betjene systemet. Du bør løbende informere om projektet og sikre dig, at alle forstår fordelene for virksomheden og sig selv.

637

Mål din succes med IT

De fleste initiativer bør iværksættes for at opnå håndgribelige resultater. Det kan være svært at måle gevinsterne ved implementering af et IT-system direkte. Ikke desto mindre er der en række måder at måle på.

For mange virksomheder er IT den største omkostningspost overhovedet. En typisk fejl er at fokusere for meget på omkostningerne og for lidt på, hvordan man får mest muligt ud af investeringen. Når man så endelig undersøger, hvad man får ud af investeringen, bliver det ofte alt for subjektivt og dårligt dokumenteret.

Det er vigtigt at identificere alle omkostninger også de mere skjulte som tid til uddannelse og omkostninger til support. På den anden side skal du også på positivsiden vurdere, hvor meget tid systemet sparer, og hvor meget indtjening systemets nye muligheder giver.

Det væsentlige, når du måler IT-investeringer, er at bruge objektive måleenheder frem for subjektive vurderinger. Eksempler på målbare enheder kan være:

  • Øgning i responsen fra elektronisk markedsføring frem for tidligere traditionelle teknikker
  • Øgning i antallet af salgskontakter dine sælgere kan etablere og konvertere ved hjælp af et nyt kundesystem
  • Besparelsen i timer på fakturering ved at benytte et nyt, integreret økonomistyringssystem

Lav en formel evaluering på et passende tidspunkt efter implementeringen. Det kan være tidsbaseret, for eksempel seks måneder efter, eller aktivitetsbaseret, for eksempel umiddelbart efter en opgradering. Undersøg, om projektets mål er nået, og hvis ikke hvilke aktiviteter, der skal gennemføres for at nå det.

Sidst opdateret: 15-01-2020

UDVALGTE KURSER


I ET STOLT SAMARBEJDE MED

Endnu ikke bruger på IVÆKST? Opret dig her