Af Peter Hartwig, Senior Manager, Deloitte
Den offentlige sektor er storindkøber…
Den offentlige sektors andel af det samlede forbrug i Danmark er stort. Ses der alene på kommunerne i Danmark har de i 2009 udgifter til varekøb på 21 mia. kr. Varekøb omfatter forskellige varekategorier såsom fødevarer, brændsel osv. Udgifterne til tjenesteydelser er i 2009 på 60,5 mia. kr., når der ses bort fra køb mellem stat, regioner og kommuner.
Kommunerne er dermed storindkøber af forskellige varer og tjenesteydelser, der er grundlaget for driften af daginstitutioner, folkeskoler og plejen af de ældre - fra fødevarer til den lokale daginstitution over det ind- og udvendige vedligehold af samme daginstitution, asfaltarbejde på kommunernes veje til advokatrådgivning ved udbud af nye it-systemer osv.
"Der er god grund til at have fokus på blandt andet kommuner, når nye opgaver skal forfølges - alene fordi indkøbet er så stort"
Stort prisfokus og pres for flere rammeaftaler
Den offentlige sektor har i de senere år haft stort fokus på indkøb. Kommunernes udbud af ordrer - enkeltstående eller i form af rammeaftaler - er reguleret af tilbudsloven og udbudsdirektivet, der kræver udbud af ordrer over en vis tærskelværdi (se faktaboks).
Kommunerne har desuden lavet indkøbskontorer med ansvar for at gennemføre udbud inden for forskellige varegrupper. Hensigten med udbuddene og de indgåede rammeaftaler er ofte at koncentrere indkøbet hos færre leverandører og at opnå større rabatter.
Inden for varegrupper med lavere volumen - eksempelvis skærmbriller - er der eksempler på, at flere kommuner i fællesskab indgår en rammeaftale, eller at de benytter sig af eksempelvis SKI; Statens og Kommunernes Indkøbs Service, som har til opgave at stille rammeaftaler til rådighed for blandt andet de kommuner, der har valgt at være medlem.
Rammeaftaler og centraliseret indkøb sker især inden for eksempelvis følgende varegrupper: Personkørsel, hospitalsmedicin, hjælpemidler og kontormøbler.
Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder mv. til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser over 500.000 kr. Dette gælder alle varer og tjenesteydelser, også "bløde" tjenesteydelser fx ældrepleje.
Annonceringspligten indebærer, at myndigheden som minimum offentliggør en annonce, der indeholder blandt andet beskrivelse af opgaven, kontaktperson og tidsfrist. Tilbudsloven gælder også for alle indkøb af bygge- og anlægsarbejder samt projekteringsopgaver under tærskelværdien for EU-udbud ifølge udbudsdirektivet.
FAKTABOKS: Udbudsdirektivet
Udbudsdirektivet fastsætter procedureregler, der skal følges ved indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Det fastsætter bl.a. regler for udvælgelse af leverandører, tilbudsvurdering og kontrakttildeling.
Proceduren for EU-udbud skal anvendes, når en ydelses samlede kontraktværdi skønnes at overstige en given tærskelværdi. Der er forskellige tærskelværdier afhængig af den præcise vare og ydelse. Tærskelværdien for en række ydelser inden for fx markedsføring, rengøring, EDB-tjenesteydelser mv. er pt. på ca. 1,4 mio. kr. Det vil sige, at kommunen skal udbyde ordren, når den har en forventet værdi højere end ca. 1,4 mio. kr.
Fortsat store decentrale indkøb i kommunerne
Trods rammeaftaler og fokus på indkøb i kommunerne sker størstedelen af indkøbene decentralt, dvs. at den enkelte institutionsleder med eget budgetansvar bestiller en vare eller en serviceydelse hos eksempelvis den lokale købmand eller håndværker.
Den enkelte virksomhed, der måske ikke kapacitet til eller ønske om at byde på en rammeaftale, har derfor god mulighed for at levere varer eller serviceydelser til kommunerne, så længe fakturering sker elektronisk.
Den enkelte virksomhed har den fordel, at kommunerne - til forskel fra private kunder - er meget åbne: Kommunernes hjemmesider giver ofte nem adgang til informationer om, hvilke opgaver der påtænkes, og hvem i kommunen der kan være den rette at kontakte. Det kan enten være det seneste budget eller seneste referat fra et af fagudvalgene, der kan pege på forestående opgaver. De findes ofte under "Politik og demokrati" eller under "Byråd og udvalg".
Det kan derfor være en god ide at følge med i, hvad der sker i kommunen, så virksomheden "kan holde sig til" og gøre sin interesse gældende - enten for at løse opgaven eller for at få mulighed for at afgive et tilbud på opgaven, hvis den overskrider enten tærskelværdi for annoncering eller for EU-udbud.
"Den enkelte virksomhed har god mulighed for at levere til kommunerne - også hvis den ikke ønsker at byde på større rammeaftaler"
FAKTABOKS: Kommunernes indkøb
Kommunernes indkøb, der er fokuseret på her på grund af deres geografiske spredning i hele landet, fordeler sig på grupperne "varer" og "tjenesteydelser". Kommunernes udgifter ved køb af varer er ifølge kommunernes regnskaber for 2009 på ca. 21,5 mia. kr.
Figuren nedenfor viser fordelingen på overordnede varekategorier, selv om det ikke har været muligt at specificere "øvrige varekøb" nærmere.
Kommunernes udgifter til tjenesteydelser er i 2009 på ca. 60,5 mia. kr. Figuren nedenfor illustrerer, hvor stor en andel der vedrører eksempelvis entreprenør- og håndværkerydelser. Det har ikke været muligt at specificere udgifterne yderligere efter type.
Kilde: Danmarks Statistik, www.statistikbanken.dk
